Филтрирането или вземането на проби е много често срещана операция при работа със списъци. Същността му е да избере от списъка всички редове (записи), които отговарят на определени условия. Условията могат да бъдат много, те могат да бъдат прости и сложни, свързани помежду си или независими. Има няколко начина за филтриране на списъци в Excel.

Метод 1. Автоматичен филтър

Да филтрирате списъка с автофилтър означава да скриете всички редове с изключение на тези, които отговарят на посочените условия за филтриране. За да извършите такава операция, трябва да изберете всяка клетка в списъка и да изберете от менютоДанни - Филтър - Автофилтър(Данни - Филтър - Автофилтър).

Първият ред, съдържащ заглавията на колоните, ще показва бутони със стрелки - бутони за автофилтър:

За да изберете записи, трябва да кликнете върху бутона за автоматичен филтър в заглавката на необходимата колона и да изберете от падащия списък какво искате да филтрирате:

След филтриране обърнете внимание на номерата на показаните редове - Excel скри всички редове, които не отговарят дадено условиеи филтрираните номера се показват в синьо, за да напомнят на потребителя, че в момента виждат непълен списък.

За съжаление никоя версия на Excel освен Excel 2007 не ви позволява да изберете повече от една опция от падащия списък.

Можем също да използваме Автофилтър, за да намерим определен брой (или процент) от най -големите или най -малките елементи в списъка. За да направите това, кликнете върху бутона за автоматичен филтър в съответното поле и изберетеТоп 10 (Топ 10). Ще се отвори прозорец, в който потребителят може да зададе броя на елементите и да избере техния тип от падащите списъци - най -големият или най -малкият:

Метод 2. Персонализиран автофилтър

Можем да използваме автофилтър за филтриране на записи въз основа на по -сложни условия. Да предположим, че трябва да изберете от редовете на списъка, където заплатата на служителя е в диапазона от 1000 до 2000 или по -малко / повече от определена стойност. За да извършите такова филтриране от падащия списък на полето "Цена на поръчката", изберетеСъстояние (персонализирано). Ще се появи прозорец:

Използвайки падащите списъци, трябва да зададете условието за избор и да кликнете върху бутонаДобре - Excel ще показва само тези редове, които отговарят на посочените условия.

Персонализиран автофилтър може да работи и с текст - за това в списъка с условия има операториЗапочни с... , Завършва в ..., Съдържа ..., Не съдържа ... и т.н.

Метод 3. Разширен филтър

За разлика от AutoFilter и Персонализиран автофилтър - Разширен филтърпрактически няма ограничения за броя на условията, наложени в списъка. Но (няма безплатни торти!) Изисква някои подготвителни операции. А именно:

Например, за да изберете потенциални новобрачни двойки от списъка на служителите в нашия файл, можете да зададете условията, както следва:

Excel ще избере всички мъже със заплата от 1000 или повече, неомъжени и жени, родени на 1 януари 1950 г., неженени, с деца.

За да филтрирате данни по критерии от нашата таблица, изберете всяка клетка в първоначалния списък на служителите и изберете от менютоДанни - Филтър - Разширен филтър(Данни - Филтър - Разширен филтър)... Ще се отвори прозорец Разширен филтър, в който трябва да въведете адреса на обхвата на източника, адреса на диапазона от условия и да посочите мястото, където да поставите резултатите от филтрирането:

Поле за отметка Само уникални записислужи за изборнеповтарящи се данни.

Филтриране на данни в списък

Филтърът е бърз и лесен начин да намерите подмножество от данни и да работите с тях в списък. Филтрираният списък показва само редове, които съвпадат условия(условие, ограничение, посочено за избора на записи), посочено за колоната. В този случай останалите редове се оказват скрит.

Всичко това опростява процеса на въвеждане и изтриване на записи, както и процеса на намиране на информация.

Предимството на използването на филтри е, че резултатът от филтъра може да се копира в отделна област на таблицата и веднага да се използва при изчисления.

V Microsoft Excelима две команди за филтриране на списъци:

• Автофилтър, включително филтриране по избор, за прости условия за избор;
• Разширен филтърза по -трудни условия за подбор.

За разлика от сортирането, филтърът не променя реда на записите в списъка. Филтрирането временно скрива редове, които не искате да се показват.

Редовете, избрани по време на филтриране в Microsoft Excel, могат да бъдат редактирани, форматирани, диаграми въз основа на тях и отпечатани, без да се променя редът на редовете или да се преместват.

Автофилтър той се използва в случаите, когато е необходимо бързо филтриране на данни чрез посочване на едно или две прости условия за избор. Тези условия се прилагат към съдържанието на клетките в една колона.

Когато използвате командата АвтофилтърБутоните със стрелки се появяват вдясно от имената на колоните във филтрирания списък.

Microsoft Excel обозначава филтрирани елементи в синьо

Когато условие за избор трябва да бъде приложено едновременно към клетки от две или повече колони;

Когато трябва да се приложат три или повече условия за подбор към клетки в една колона:

Когато условието за избор използва стойността, получена от изчислението на посочената формула.

Разширеният филтър може да използва И, ИЛИ операции и да съставя изчислени критерии.

И двете команди се извикват в резултат на избор на командата Data / Filter.

Използвайки командата Разширен филтърможете да филтрирате списъка по същия начин, както с командата Автофилтърно падащите списъци за колоните не се показват.

За да търсите данни с помощта на разширен филтър, първо трябва да подготвите данните съответно:

1 Създайте БАЗА ДАННИ ( Оригинална гама).

2. Създайте Обхват на условията,който определя условията за търсене на данните. Горният ред на този диапазон трябва да съдържа заглавки на полета, които точно съответстват на заглавките на полетата в оригиналния диапазон (готов списък).

Диапазонът на условията трябва да включва поне един празен ред клетки непосредствено под заглавията. V тази линия или редове се записват условия и всичко, което е написано в колоната под заглавието на полето, се отнася конкретно за това поле.

Условията на всички колони от всеки ред са свързани чрез логическата операция " И", И тогава всички редове са свързани чрез логическата операция" ИЛИ»

3 От менюто Данниизберете екип Филтър,тогава Разширен филтър.

В полето за въвеждане Обхват от условияпосочва разстоянието между клетките в работния лист, което съдържа вашите условия. В полето за въвеждане Поставете резултата в диапазонпоказва диапазона от клетки, в които се копират редовете. Това поле е достъпно само когато е избран радио бутона Копирайте на друго място.

4 Проверете правилността на автоматичното попълване на всички диапазони и, ако е необходимо, ги коригирайте.

Примери за трудни условия за подбор:

За да намерите данни, които отговарят на едно условие в една колона, или които отговарят на различно условие в друга колона, въведете критерии за филтриране в различни редове от диапазона от критерии за филтриране. Например,

За да намерите редове, които отговарят на един от двата набора от критерии, всеки от които съдържа условия за повече от една колона, въведете критериите за филтриране в отделни редове. Например,

За да намерите редове, които отговарят на повече от два набора от условия, включете множество колони със същите заглавия. Например,

Дата на публикуване: 2015-10-09; Прочетено: 205 | Нарушаване на авторски права на страницата | Поръчайте да напишете произведение

Филтрация Данни от Excelвключва два филтъра: автофилтър и усъвършенстван филтър. Да предположим, че имате голям набор от данни, но от целия масив трябва да видите или изберете данни, които се отнасят до конкретна дата, конкретно лице и т. Н. Има филтри за това. За тези, които се сблъскват с този инструмент за първи път, филтърът не изтрива, но скрива записи, които не отговарят на условията за филтриране, които сте посочили за тях.

Първият е автофилтър, предназначен за най -простите операции - подчертаване на записи със специфична стойност (например само подчертаване само на записи, свързани с LeBron James), данни, лежащи в определен диапазон (или над средното или първите десет) или клетки / шрифтове с определен цвят (между другото, много удобно). Съответно е много лесно да се използва. Просто трябва да изберете данните, които искате да видите филтрирани. След това командата "Данни" / "Филтър". Във всяка горна клетка на горната таблица ще се появи списъчно поле, където вече е лесно да се разбере всяка команда, лесно е да се научи и обясни, надявам се, че няма нужда от по -нататъшни, само нюансите на използването на автофилтъра:

1) Работи само с непрекъснат обхват. Вече няма да е възможно да се филтрират два различни списъка на един лист.

2) Най -горният ред на таблицата автоматично се присвоява като заглавка и не участва във филтрирането.

3) Можете да приложите всякакви филтри в различни колони, но имайте предвид, че в зависимост от реда, в който са приложени филтрите, някои условия може да не бъдат приложени. предишните филтри вече скриха необходимите записи. Тук няма проблем, тези записи така или иначе биха били скрити, но ако искате да използвате множество комплекти филтри, по -добре е да започнете с условията, които имат най -малко приложение.

Практическо приложение в работата: например работите по този списък, за да намерите грешка или да проверите данните. След като приложите автофилтъра, можете да преминете през цялата таблица един по един, като последователно маркирате данните, които вече са били прегледани. Бутоните "Изчистване" и "Повторно прилагане" определят външния вид на таблицата след прилагане на условията. След това, след приключване на работата с таблицата, можете да върнете шрифтовете обратно към първоначалния им вид, без да променяте самите данни. Между другото, някои са объркани от факта, че всички записи в таблицата изчезват след прилагане на някакви условия. Е, погледнете по -отблизо, вие сте посочили условия, при които няма записи, които да отговарят на тези условия. Фактът, че таблицата е филтрирана, е, че номерата на редовете в таблицата са маркирани в синьо.

Сега нека преминем към разширения филтър. Той се различава от автофилтъра по -фина настройка, но и по -голям избор при филтриране на данни. В частност:

1) Задава толкова условия, колкото е необходимо.

2) Позволява ви да избирате клетки с уникални (неповтарящи се) данни. Това често е необходимо при работа с данни и опцията върши отлична работа с проблема.

3) Позволява ви да копирате резултата от филтъра на отделно място, без да докосвате основния масив.

И така, основната разлика в работата с този филтър е, че първо трябва да подготвим таблица с условия. Прави се просто. Заглавията на основната таблица се копират и вмъкват на удобно за нас място (предлагам над основната таблица). В тази таблица трябва да има толкова много редове, така че след като дефинирате условията, да не влезете в основната таблица.

Примери за условия:

1) „L *“ - клетки, започващи с L

2) ‘> 5’ - данни по -големи от 5

Ако изтриете редове от филтрираната таблица, те ще бъдат изтрити, без да вземете със себе си съседи. Тези. ако таблицата е филтрирана и показва редове 26-29 и 31-25, избирането на всички редове и изтриването им няма да изтрие ред 30. Това е удобно, лично аз често го използвам при писане на макроси. Какво е предимството на това - често получаваме таблици, които трябва да бъдат приведени в работна форма, т.е. изтриване, например празни редове. Какво правим: филтрираме таблицата, показвайки само редовете, които не ни трябват, след което изтриваме цялата таблица, включително заглавието. Ненужните редове и заглавка се премахват, а таблицата няма интервали и е единичен диапазон. Заглавен ред може да се добави с прости операции на копиране от предварително подготвена област. Защо това е важно при писането на макроси? Не е известно от кой ред започват нежеланите данни и не е ясно от кой ред да започне изтриването, изтриването на цялата таблица помага за бързото разрешаване на този проблем.

Филтриране (извадка) на даннив таблицата ви позволява да показвате само онези редове, чието съдържание на клетките отговаря на определено условие или няколко условия. Използвайки филтри, потребителят може да показва или изтрива (скрива) записи в списъка в удобна форма.

За разлика от сортирането, филтрирането не пренарежда данните, а само скрива тези записи, които не отговарят на посочените критерии за избор.

Избраните записи могат да бъдат форматирани или изтрити, копирани в отделна област на таблицата, отпечатани и също така използвани за последващи изчисления или диаграми.

Има два начина за филтриране на данни в електронни таблици: автофилтър или усъвършенстван филтър.

Филтриране на данни с помощта на автофилтър.За да извършите тази операция, трябва:

1) поставете курсора в таблицата;

2) въведете командата от менюто DATAÞFilterÞAutofilter;

3) като щракнете върху бутона със стрелка, отворете списъка с колоната, чрез която ще бъде направен подборът;

4) посочете необходимите стойности или изберете ред "състояние"и задайте критериите за избор в диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър.

Условията за избор на записи в определена колона могат да се състоят от две независими части, свързани чрез логическа връзка И / ИЛИ.

Всяка част от условието може да включва:

· Стойност, която може да бъде избрана от списък или да съдържа заместващи знаци. Звездичката * се използва като заместващи знаци - за да зададете произволен брой знаци, или въпросителен знак? - да замени един знак;

· Оператор на отношение (сравнение). При определяне на критерии за подбор могат да се използват следните оператори за сравнение:

Равно на<>Не е равно

< Меньше < = Меньше или равно

> По -голямо от> = По -голямо или равно

За възстановяване от всички редове на изходната таблица, щракнете върху бутона със стрелка (син) и изберете реда в падащия списък "всичко"или изпълнете командата ДАННИÞФилтърÞПокажи всички.

За отмяна режим на филтриране, трябва да поставите курсора в таблицата и да въведете отново командата от менюто DATAÞ ФилтърÞ Автофилтър(махнете превключвателя).

Филтриране на данни с помощта на усъвършенстван филтър.Разширеният филтър ви позволява да оформяте множество критерииселекции и извършване на по -сложно филтриране на данни от електронни таблици с набор от критерии за избор за множество колони.

Разширеният филтър предоставя два типа критерии за филтриране на записи в списъка:

· Критерии за сравнение;

· Изчислени критерии.

Филтрирането на записи с помощта на разширения филтър се извършва с помощта на командата от менюто DATAÞ ФилтърÞ Разширен филтър.

Важна характеристика на този режим е, че преди да се изпълни самата команда за филтриране, е необходимо да се формира специална област за задаване на условията за филтриране на данни - диапазон от условия за подбор(интервал на критериите).

Диапазонът от критерии трябва да съдържа ред с заглавия на колони и няколко реда за определяне на критериите за избор. Обикновено, за да създадете диапазон от условия, първо копирате ред с заглавия на колони на отделно място (на друг или на същия работен лист - обикновено над оригиналната таблица), след което въвеждате критериите за избор за отделни колони в редовете по -долу.

Между стойностите на критериите за подбор и таблицата трябва да има поне един празен ред.

Ако критериите за избор (условия на филтриране) са въведени в един ред за различни колони, тогава те се считат за свързани чрез условието „И“. Ако критериите за подбор са написани в различни редове, те се считат за свързани чрез условието "ИЛИ".

След формирането на диапазон от условия с критериите за избор на записи, задайте курсора вътре в таблицата, въведете командата DATAÞ ФилтърÞ Разширен филтъри в диалоговия прозорец Разширен филтърпоказват диапазон от клетки на таблица и адрес или име на предварително определен диапазон от условия.

Записите могат да бъдат филтрирани на мястоили в същото време извършване на филтриране копиедо посочената област на текущия работен лист.

За да копирате филтрираните редове в друга област на листа, изберете бутона за избор Копирайте резултатите на друго място,отидете на полето Поставете резултата в диапазони посочете горната лява клетка на областта за вмъкване на избраните данни.

Ами ако от голямо количество информация трябва да намерите необходимите данни, свързани с конкретно лице или дата? И след това, например, да го копирате на отделен лист? Най -лесният начин е да направите Автофилтър в Excel. Особеността на филтъра е да скрие количеството информация, което не отговаря на вашите изисквания и да остави само данните, поискани от филтъра. Редовете, показани от филтъра, могат да бъдат форматирани, отпечатани, редактирани и т.н.

Прилагали ли сте някога усъвършенстван филтър? Доста удобен инструмент!

И така, как да направите автоматичен филтър в Excel (изберете само клетките, от които се нуждаете)?

Можете да изберете необходимите клетки с конкретна стойност или по цвят, или по условие, по два прости начина:

1. Следвайки пътя на лентата "Данни" - "Сортиране и филтриране" - "Автофилтър" ( вижте снимката в началото на статията)

2. Чрез натискане на десния бутон на мишката, след като изберете таблицата, в отворения филтър на менюто - „Филтър“

Основни условия за използване на автофилтъра:

• Възможност за работа само с пълен списък. Тези. ако има два списъка, филтърът не може да бъде приложен.
• Можете да филтрирате по две колони. Но първо трябва да филтрирате едно, след това второто.
• Можете също така да филтрирате данни по цвят или по съдържанието на част от фразата.
• Много широк спектър от задачи могат да се изпълняват с числови стойности.

Разширен филтър. Как да направите филтър по условие в клетка

Разширеният филтър се използва за по -сложни условия за избор. Използвайте го, ако

- трябва да зададете голям брой условия наведнъж
- трябва да покажете получения списък на отделно място.

Същността на разширения филтър е, че в съседната таблица (p2) вие посочвате всички условия за филтриране (p1) и ги показвате в нова таблица p3.

Преди да работите с усъвършенствания автофилтър, ще трябва да подготвите таблицата. Тези. преместете заглавките в съществуващата таблица на отделно място и в отделна колона

За да го намерите, отворете раздела „Данни“, секцията „Сортиране и филтриране“, щракнете върху бутона „Разширени“, в прозореца, който се отваря, попълнете оригиналния диапазон (ако е необходимо).

Диапазонът от условия също трябва да бъде попълнен (m2). Ако трябва да копирате на друго място, поставете отметка в съответното квадратче. Втората таблица е само таблица 2 - таблица с условия, третата е това, което се случва.