Как да работите в MS Excel. Как да работите в MS Excel чипове в excel

АНТОНИ ДОМАНИКО. 11 трика за опитни потребители на Excel. PCWorld.

Познаването на тези функции – от обобщени таблици до Power View – ще ви помогне да се присъедините към редиците на професионалистите по електронни таблици.

Потребители Microsoft Excelпопадат в две категории: тези от първия едва успяват да управляват малки таблици, докато тези от втория удивляват колегите със сложни диаграми, мощен анализ на данни и магията на ефективно прилагане на формули и макроси. Единадесетте трика, които ще разгледаме в тази статия, ще ви помогнат да станете пълноправен член на втората група.

Функцията VLOOKUP ви помага да събирате данни, които са разпръснати в различни листове или съхранявани в различни работни книги на Excel и да ги поставите на едно място за отчитане и сумиране.

Да приемем, че се занимавате със стоки, продавани в магазин за търговия на дребно. На всеки продукт обикновено се присвоява уникален инвентарен номер, който може да се използва като връзка за "VPR". Формулата VLOOKUP търси съответния идентификатор в друг лист и замества описанието на продукта, неговата цена, ниво на инвентара и други данни от там до определеното място в работната книга.

Функцията "VLOOKUP" помага да се намери информация в големи таблици, съдържащи например списък на наличния асортимент.

Въведете функцията "VLOOKUP" във формулата, като посочите в първия й аргумент желаната стойност, чрез която се осъществява връзката (1). Във втория аргумент посочете диапазона от клетки, в които трябва да се направи селекцията (2), в третия - номера на колоната, от която ще се заменят данните, а в четвъртия въведете стойността FALSE, ако искате да намерете точно съвпадение или ВЯРНО, ако искате най-близкото приближение ( 4).

Създаване на диаграми

За да създадете диаграма, въведете данни на excelкато посочите заглавията на колоните (1), изберете елемента "Диаграми" в раздела "Вмъкване" (2) и посочете желания тип диаграма. Excel 2013 има раздел Препоръчителни диаграми (3), който съдържа типове, които съответстват на данните, които сте въвели. След като определи общия характер на диаграмата, Excel отваря раздела „Дизайнер“, където е по-фино настроена. Огромен брой параметри, присъстващи тук, ви позволяват да дадете това на диаграмата външен видот които се нуждаете.

Excel 2013 има раздел Препоръчителни диаграми, който показва типовете диаграми, които съответстват на данните, които сте въвели.

Функции "IF" и "IFERROR"

„АКО“ и „АКО ГРЕШКА“ са сред най-популярните функции на Excel. Функцията IF ви позволява да дефинирате условна формула, която оценява една стойност, когато условието е изпълнено, и друга стойност, когато условието не е изпълнено. Например, на студенти, които имат 80 или повече резултати на изпит (маркирани в колона C), могат да бъдат присвоени атрибута Pass, докато студентите, които имат 79 или по-малко, могат да получат атрибут Fail.

Функцията IFERROR е специален случай на по-общата функция IF. Връща някаква конкретна стойност (или празна стойност), ако е възникнала грешка по време на изчисляването на формулата. Например, когато изпълнява функцията VLOOKUP върху друг лист или таблица, функцията "IFERROR" може да върне празна стойност в случаите, когато "VLOOKUP" не намери желания параметър, определен от първия аргумент.

Функцията IF изчислява резултата в зависимост от условието, което сте посочили.

въртяща се маса

Обобщената таблица е по същество обобщена таблица, която ви позволява да преброите броя на елементите и да изчислите средната стойност, сумата и други функции въз основа на дефинирани от потребителя референтни точки. Excel 2013 въвежда препоръчани обобщени таблици, които улесняват създаването на таблици, които показват данните, от които се нуждаете.

Например, за да изчислите средния успех на учениците въз основа на тяхната възраст, преместете полето Възраст в секцията Редове (1) и оценените полета в секцията Стойности (2). От менюто Стойности изберете Опции на полето за стойност и задайте операцията на Средна (3). По същия начин можете да изчислите общите суми за други категории, например да изчислите броя на положените и неуспешните изпити в зависимост от пола.

Обобщената таблица е инструмент за извършване на различни крайни изчисления върху таблицата в съответствие с избраните референтни точки.

Пивотна диаграма

Обобщените диаграми имат функции както на обобщените таблици, така и на традиционните диаграми на Excel. Обобщена диаграма улеснява и бързо създаване на лесно за разбиране визуално представяне на сложни набори от данни. Обобщените диаграми поддържат много от функциите на традиционните диаграми, включително серии, категории и др. Възможността за добавяне на интерактивни филтри ви позволява да манипулирате избрани подмножества от данни.

Excel 2013 въведе препоръчани обобщени диаграми. Отворете раздела „Вмъкване“, отидете в секцията „Диаграми“ и изберете „Препоръчани диаграми“. Като преместите показалеца на мишката върху избраната опция, ще видите как ще изглежда. За да създадете обобщена диаграма ръчно, щракнете върху бутона PivotChart в раздела Вмъкване.

Обобщените диаграми предоставят лесен за разбиране изглед на сложни данни.

Незабавно попълване

Вероятно най-добрата нова Excel функция 2013 - "Instant Fill" - ви позволява ефективно да решавате ежедневни задачи, свързани с бързото прехвърляне на необходимите блокове информация от съседни клетки. В миналото, когато работи с колона, представена във формат Фамилия, Име, потребителят трябваше ръчно да извлече имената от нея или да намери някои много сложни решения.

Да предположим сега, че същата колона с фамилни и собствени имена присъства в Excel 2013. Достатъчно е да въведете името на първия човек в най-близката до дясната клетка (1) и в раздела Начало изберете Fill и Flash Fill . Excel автоматично ще извлече всички други имена и ще ги попълни в клетките вдясно от оригиналните.

„Незабавно попълване“ ви позволява да извлечете необходимите блокове информация и да попълните съседни клетки с тях.

Бърз анализ

Новият инструмент за бърз анализ на Excel 2013 ви помага бързо да създавате диаграми от прости набори от данни. След избор на данните се появява характерна икона (1) до долния десен ъгъл на избраната област. Като кликнете върху него, отивате в менюто "Бърз анализ" (2).

Менюто съдържа инструментите за форматиране, диаграми, суми, таблици и Sparklines. Като щракнете върху тези инструменти, можете да видите функциите, които те поддържат.

Бързият анализ ускорява работата с прости набори от данни.

изглед на мощността

Power View е интерактивен инструмент за изследване и визуализация на данни, предназначен да извлича и анализира големи количества данни от външни източници. В Excel 2013, за да извикате функцията Power View, отидете на раздела „Вмъкване“ (1) и щракнете върху бутона „Отчети“ (2).

Отчетите, създадени с Power View, са готови за презентация и поддържат четене и изгледи на цял екран. Интерактивна версия от тях може дори да бъде експортирана в PowerPoint. Ръководствата за бизнес анализ, предоставени на уебсайта на Microsoft, ще ви помогнат да станете експерт в тази област в най-кратки срокове.

Режимът Power View ви позволява да създавате интерактивни отчети, готови за представяне.

Условно форматиране

Разширени условни функции Excel форматираневи позволяват лесно и бързо да изберете желаните данни. Съответният контрол се намира в раздела Начало. Изберете диапазона от клетки, които искате да форматирате, и щракнете върху бутона "Условно форматиране" (2). Подменюто Правила за избор на клетки (3) изброява най-често срещаните условия за форматиране.

Функцията за условно форматиране ви позволява да подчертаете желаните области от данни с минимални усилия.

Транспониране на колони в редове и обратно

Понякога има нужда от размяна на редове и колони в таблица. За да направите това, копирайте желаната област в клипборда, щракнете с десния бутон върху горната лява клетка на областта, в която ще поставите, и изберете Специално поставяне от контекстното меню. В прозореца, който се показва на екрана, поставете отметка в квадратчето "Транспониране" и щракнете върху OK. Excel ще направи останалото вместо вас.

Специалната функция за поставяне ви позволява да транспонирате колони и редове.

Най-важните клавишни комбинации

Клавишните комбинации, показани тук, са особено полезни за бързо навигиране в електронни таблици на Excel и извършване на общи операции.

Ето няколко прости начиникоето значително ще подобри използването на тази основна програма. Чрез освобождаване Excel 2010, Microsoft добави безброй , но те не се забелязват веднага. "Толкова просто!"ви кани да опитате техники, които гарантирано ще ви помогнат в работата ви.

20 лайфхака при работа с Excel

Сега можете да изберете всички клетки с едно щракване. Просто трябва да намерите магическия бутон в ъгъла Excel лист. И, разбира се, не забравяйте за традиционния метод - клавишната комбинация Ctrl + A.
За да отворите няколко файла едновременно, трябва да изберете файловете, които търсите, и да натиснете Enter. Спестяванията на време са очевидни.

Можете лесно да навигирате между отворени работни книги в Excel с помощта на клавишната комбинация Ctrl + Tab.
Панел бърз достъпсъдържа три стандартни бутона, можете лесно да промените техния номер на този, от който се нуждаете. Просто отидете в менюто "Файл" ⇒ "Опции" ⇒ "Лента с инструменти за бърз достъп" и изберете произволни бутони.

Ако трябва да добавите диагонална линия към таблицата за специално деление, просто щракнете върху начална страница Excel до познатата икона на границите и изберете „Още граници“.

Когато възникне ситуация, в която трябва да вмъкнете няколко празни реда, направете това: изберете желания брой редове или колони и щракнете върху „Вмъкване“. След това просто изберете мястото, където искате клетките да се преместят, и сте готови.
Ако трябва да преместите някаква информация (клетка, ред, колона) в Excel, изберете я и преместете мишката над границата. След това преместете информацията там, където искате. Ако трябва да копирате информация, направете същата операция, но с натиснат клавиш Ctrl.

Сега е невероятно лесно да изтриете празни клетки, които често пречат на работата. Можете да се отървете от всички наведнъж, просто изберете желаната колона и отидете в раздела „Данни“ и кликнете върху „Филтър“. Над всяка колона ще се появи стрелка, сочеща надолу. Като кликнете върху него, ще бъдете отведени в менюто за премахване на празните полета.

Търсенето на нещо стана много по-удобно. С натискане на клавишната комбинация Ctrl + F можете да намерите всички необходими данни в таблицата. И ако също се научите как да използвате знаците "?" и "*", можете значително да разширите възможностите за търсене. Въпросителният знак е един неизвестен знак, а звездичката е няколко. Ако не знаете точно каква заявка да въведете, този метод определено ще помогне. Ако трябва да намерите въпросителен знакили звездичка и не искате Excel вместо това да търси неизвестен знак, поставете "~" пред тях.
Неповтарящата се информация лесно се подчертава с уникални записи. За да направите това, изберете желаната колона и щракнете върху "Разширени" вляво от елемента "Филтър". Сега поставете отметка в квадратчето и изберете диапазона на източника (откъде да копирате), както и диапазона, в който искате да поставите резултата.

Създайте селекция - плюйте с новите функции на Excel. Отидете в елемента от менюто "Данни" ⇒ "Проверка на данни" и изберете условието, което ще определи избора. При въвеждане на информация, която не отговаря на това условие, потребителят ще получи съобщение, че информацията е невярна.

Удобната навигация се постига чрез просто натискане на Ctrl + стрелка. Благодарение на тази клавишна комбинация можете лесно да навигирате до крайните точки на документа. Например, Ctrl + ⇓ ще постави курсора в долната част на листа.
За да транспонирате информация от колона в колона, копирайте диапазона от клетки, които ще бъдат транспонирани. След това щракнете с десния бутон върху желаното място и изберете Специално поставяне. Както можете да видите, това вече не е проблем.
В Excel можете дори да скриете информация! Изберете желания диапазон от клетки, щракнете върху „Форматиране“ ⇒ „Скриване или показване“ и изберете желаното действие. Екзотична характеристика, нали?

Текстът от няколко клетки съвсем естествено се комбинира в една. За да направите това, изберете клетката, в която искате да поставите свързания текст, и натиснете "=". След това изберете клетките, като към всяка поставите префикс "&", от които ще вземете текста.
Регистрът на буквите се променя по ваше желание. Ако трябва да направите всички букви в текста главни или малки, можете да използвате една от специално създадените функции за това: "UPPER" - всички букви са главни, "LOWER" - малки. "PROPNACH" - първата буква на всяка дума е главна. Използвайте за здраве!

За да оставите нули в началото на числото, просто поставете апостроф "'" пред числото.
Сега в любимата ви програма има автоматична корекция на думи - подобно на автокорекцията в смартфоните. Сложните думи вече не са проблем, а освен това могат да се заменят със съкращения.
Следвайте различната информация в долния десен ъгъл на прозореца. И като щракнете с десния бутон там, можете да премахнете ненужните редове и да добавите необходимите редове.
За да преименувате лист, просто щракнете двукратно върху него с левия бутон на мишката и въведете ново име. Лесна работа!

Нека работата ви носи повече удоволствие и да бъде лесна. Хареса ли ви тази информативна статия? Изпратете го на вашите близки!

Това е истинска творческа лаборатория! Екип от истински съмишленици, всеки от които е експерт в своята област, обединени от обща цел: да помагат на хората. Създаваме материали, които наистина си заслужават споделянето, а нашите любими читатели служат като източник на неизчерпаемо вдъхновение за нас!

Excel не е най-приятелската програма в света. Редовен потребителизползва само 5% от възможностите си и има лоша представа какви съкровища крият дълбините му. H&F прочете съветите на гуру на Excel и се научи как да сравнява ценови листи, да крие тайна информация от любопитни очи и да създава аналитични отчети с няколко щраквания. (Добре, понякога има 15 от тези щраквания.)

Вносен обменен курс

В Excel можете да настроите постоянно актуализиран обменен курс.

Изберете раздела Данни от менюто.

Кликнете върху бутона „От мрежата“.

В прозореца, който се показва, в реда „Адрес“ въведете http://www.cbr.ru и натиснете Enter.

Когато страницата се зареди, върху таблиците, които Excel може да импортира, ще се появят черни и жълти стрелки. Щракването върху такава стрелка маркира таблицата за импортиране (снимка 1).

Маркирайте таблицата с обменния курс и кликнете върху бутона „Импорт“.

Курсът ще се появи в клетките на вашия работен лист.

Щракнете върху някоя от тези клетки с десния бутон на мишката и изберете командата "Свойства на диапазона" от менюто (снимка 2).

В прозореца, който се показва, изберете честотата на актуализиране на скоростта и щракнете върху OK.

Супер таен лист

Да приемем, че искате да скриете някои листове в Excel от други потребители, работещи с работната книга. Ако го направите по класическия начин - щракнете с десния бутон върху раздела на листа и щракнете върху "Скриване" (снимка 1), тогава името на скрития лист все още ще бъде видимо за друг човек. За да го направите напълно невидим, трябва да действате по следния начин:

Натиснете ALT+F11.

Отляво ще имате удължен прозорец (снимка 2).

В горната част на прозореца изберете номера на листа, който искате да скриете.

- В долната част, в самия край на списъка, намерете свойството "Visible" и го направете "xlSheetVeryHidden" (снимка 3). Сега никой освен вас няма да знае за този лист.

Забрана за промени със задна дата

Пред нас е таблица (снимка 1) с празни полета "Дата" и "Количество". Мениджърът Вася ще посочи днес колко моркови е продал на ден. Как да го направя така, че в бъдеще да не може да прави промени в тази таблица със задна дата?

Поставете курсора върху клетката с датата и изберете "Данни" от менюто.

Кликнете върху бутона „Проверка на данните“. Ще се появи таблица.

Изберете „Други“ от падащия списък „Тип данни“.

В колоната "Формула" пишем =A2=ДНЕС().

Премахнете отметката от „Игнориране на празни клетки“ (снимка 2).

Натискаме бутона "OK". Сега, ако човек иска да въведе друга дата, ще се появи предупредително съобщение (снимка 3).

Можете също да забраните промяната на числата в колоната "Количество". Поставяме курсора върху клетката с количеството и повтаряме алгоритъма на действията.

Забрана за въвеждане на дубликати

Искате да въведете списък с продукти в ценовата листа, за да не се повтарят. Можете да забраните подобно повторение. Примерът показва формулата за колона от 10 клетки, но разбира се може да има произволен брой от тях.

Изберете клетки A1:A10, които ще бъдат обект на забрана.

В раздела „Данни“ щракнете върху бутона „Проверка на данни“.

В раздела „Параметри“ от падащия списък „Тип данни“ изберете опцията „Други“ (снимка 1).

В колоната "Формула" въвеждаме =COUNTIF($A$1:$A$10;A1)<=1.

В същия прозорец отидете на раздела „Съобщение за грешка“ и въведете там текста, който ще се появи, когато се опитате да въведете дубликати (снимка 2).

Щракнете върху "OK".

Селективно сумиране

Ето таблица, от която можете да видите, че различни клиенти са купували различни стоки от вас няколко пъти за определени суми. Искате да знаете колко клиент на име ANTON е купил от вас за месо от раци (Boston Crab Meat).

В клетка G4 въвеждате името на клиента АНТОН.

В клетка G5, името на продукта от месо от бостънски рак.

Станете в клетка G7, където ще изчислите сумата и напишете формулата за нея (=SUM((C3:C21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)). Отначало плаши с обемите си, но ако пишете постепенно, тогава смисълът му става ясен.

Първо въведете (= SUM и отворете скобите, които ще съдържат три фактора.

Първият множител (С3:С21=G4) търси споменавания на АНТОН в посочения списък с клиенти.

Вторият множител (B3:B21=G5) прави същото с месото от бостънски раци.

Третият фактор D3:D21 е отговорен за колоната на разходите, след което затваряме скобите.

въртяща се маса

Имате таблица (снимка 1), която показва кой продукт, на кой клиент, за каква сума е продал даден мениджър. Когато расте, е много трудно да се изберат отделни данни от него. Например, искате да разберете колко моркови са продадени или кой от мениджърите е изпълнил най-много поръчки. За решаване на подобни проблеми в Excel има централни таблици. За да го създадете, трябва:

В раздела Вмъкване щракнете върху бутона за обобщена таблица.

В прозореца, който се показва, щракнете върху "OK" (снимка 2).

Ще се появи прозорец, в който можете да създадете нова таблица, като използвате само данните, които ви интересуват (снимка 3).

Касова бележка

За да изчислите общата сума на поръчката, можете да направите както обикновено: добавете колона, в която трябва да умножите цената и количеството, и след това изчислете сумата за тази колона (снимка 1). Ако спрете да се страхувате от формулите, можете да го направите по-изящно.

Изберете клетка C7.

Въведете =SUM(.

Изберете диапазона B2:B5.

Въведете звездичката, която в Excel е знакът за умножение.

Изберете диапазона C2:C5 и затворете скобата (снимка 2).

Вместо Enter, когато пишете формули в Excel, трябва да въведете Ctrl + Shift + Enter.

Сравнение на цените

Това е пример за напреднали потребители на Excel. Да приемем, че имате две ценоразписи и искате да сравните цените им. На 1-ва и 2-ра снимка имаме цени от 4 май и 11 май 2010г. Някои от стоките в тях не съвпадат - ето как да разберете какви стоки са.

Създаваме друг лист в книгата и копираме в него списъците със стоки от първия и втория ценоразпис (снимка 3).

За да се отървете от дублиращи се продукти, изберете целия списък с продукти, включително неговото име.

В менюто изберете "Данни" - "Филтър" - "Разширен филтър" (снимка 4).

В прозореца, който се показва, маркирайте три неща: а) копирайте резултата на друго място; б) поставете резултата в диапазона - изберете мястото, където искате да запишете резултата, в примера това е клетка D4; в) поставете отметка в квадратчето „Само уникални записи“ (снимка 5).

Натискаме бутона "OK" и, започвайки от клетка D4, получаваме списък без дубликати (снимка 6).

Изтрийте оригиналния списък с продукти.

В колоната за сравнение въвеждаме формулата =D5-C5, която ще изчисли разликата (снимка 7).

Остава автоматично да заредите стойностите от ценоразписите в колоните "4 май" и "11 май". За да направите това, използвайте функцията: =VLOOKUP(търсенна_стойност; таблица; номер_колона; интервал_търсене).

- “Lookup_value” е низът, който ще търсим в таблицата с цените. Най-лесният начин за търсене на продукти е по тяхното име (снимка 8).

– „Таблица“ е масив от данни, в който ще търсим стойността, от която се нуждаем. Трябва да се отнесе към таблицата с цената от 4-ти (снимка 9).

- „Колона_номер“ е поредният номер на колоната в диапазона, който сме задали за търсене на данни. За търсене сме дефинирали таблица с две колони. Цената се съдържа във втория от тях (снимка 10).

interval_lookup. Ако таблицата, в която търсите стойност, е сортирана във възходящ или низходящ ред, трябва да зададете стойността на TRUE, ако не е сортирана, напишете FALSE.

Плъзнете формулата надолу, като не забравяте да закрепите диапазоните. За да направите това, поставете знак за долар пред буквата на колоната и пред номера на реда (това може да стане, като изберете желания диапазон и натиснете клавиша F4).

Последната колона отразява разликата в цените за тези артикули, които са и в двата ценови листа. Ако колоната за обща стойност показва #N/A, това означава, че посоченият продукт е само в един от ценоразписите и следователно разликата не може да бъде изчислена.

Оценка на инвестициите

В Excel можете да изчислите нетната настояща стойност (NPV), тоест сумата от дисконтираните стойности на потока от плащания до момента. В примера стойността на NPV се изчислява въз основа на един инвестиционен период и четири периода на доходи (ред 3 „Паричен поток“).

Формулата в клетка B6 изчислява NPV с помощта на финансовата функция: =NPV($B$4;$C$3:$E$3)+B3 (снимка 1).

На петия ред се намира изчислението на дисконтирания поток във всеки период с помощта на две различни формули.

В клетка C5 резултатът се получава благодарение на формулата =C3/((1+$B$4)^C2) (снимка 2).

В клетка C6 същият резултат се получава чрез формулата (=SUM(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))) (снимка 3).

Сравнение на инвестиционни предложения

В Excel можете да сравните кое от двете инвестиционни предложения е по-изгодно. За да направите това, трябва да напишете в две колони необходимия размер на инвестицията и размера на тяхната поетапна възвръщаемост, както и отделно да посочите процента на дисконтиране на инвестицията като процент. С тези данни може да се изчисли нетната настояща стойност (NPV).

В свободна клетка трябва да въведете формулата =npv(b3/12,A8:A12)+A7, където b3 е дисконтовият процент, 12 е броят на месеците в годината, A8:A12 е колона с цифри за поетапна възвръщаемост на инвестицията, A7 е необходимата сума на инвестицията.

Използвайки точно същата формула, се изчислява нетната настояща стойност на друг инвестиционен проект.

Сега те могат да се сравняват: който има повече NPV, този проект е по-печеливш.

Знаете ли, че в Excel можете да зададете падащ списък със стойности за всяка клетка? Например, за определена колона трябва да изберете само позиции в клетка Не точно. Или постоянно посочвайте една стойност от ограничен списък.

Изберете в раздела Данни - Проверка на данни - Елемент за валидиране на данни - тип данни: Списък.

Посочете диапазона в реда Източник. По някаква причина по подразбиране Excel ви позволява да изберете само диапазон на същия лист като комбинираното поле. Но ако трябва да посочите различен лист, можете просто да напишете точния адрес с химикалки. На екранната снимка връзка към лист 2.

На втория лист, съответно, диапазонът от стойности:

Резултат:

Можете също така лесно да се обърнете към диапазон в друг файл. Удобно е, ако един и същ списък се използва в различни отчети. Формулата в източника ще бъде:

=ИНДИРЕКТНО("[Таблица.xls]Списък!$A$1:$A$2")

Функцията INDIRECT (или в английската версия INDIRECT) и източникът е файлът Table (където например съхраняваме необходимия диапазон от данни). Можете да използвате един и същ файл през цялото време. Но ако таблицата не е в същата папка като документа със списъка, в допълнение към името на файла, трябва да посочите и пълния път до нея, като например: =INDIRECT("")

Ако по-късно добавим или премахнем някои имена от таблицата, данните в падащия списък ще се променят съответно:

Характеристики на Excel

Познаването на възможностите на Excel е необходимо за продуктивна работа с програмата. Обикновено се използва като таблица и/или като изчислителна услуга.
Повечето от потребителите имат някои общи идеи за прилагане на определени знания в процеса на работа с Excel.
Въпреки това, от гледна точка на оптимизиране на работното и личното време, е важно да се познават и прилагат допълнителни функционални техники.

#1 Създайте таблица

Прочетете също: Горещи клавиши Excel (Excel) 2007-2016: Селекция от всички комбинации

Може и да не сте знаели, но клетките в програмата сами по себе си не са таблица. Можете да използвате клетки, за да пишете данни, след което да ги подредите в една единица.

Друг вариант включва създаване на таблица, след което попълването й.

Тоест, за да създадете таблица въз основа на попълнената информация, трябва:

1 Създайте текст, подобен на таблицата (фигурата по-долу).

4 Щракнете върху елемента от менюто „таблица“, след което на екрана ще се покаже прозорец с данни от таблицата, който ще бъде маркиран в рамка. След това кликнете върху бутона "OK".

5 В раздела "дизайнер" на горния панел можете да изберете дизайна и настройките на таблицата.

6 Включително в средата на изскачащото меню е надписът "обща линия". Като щракне върху него, потребителят показва ред в долната част на таблицата и с помощта на падащата стрелка настройва предназначението му (сума, средно и т.н.).

Създаването на таблица значително опростява задачата за прехвърляне на данни в друг документ. А работата с информация по този начин, най-често, е много по-лесна.

#2 Изберете всички клетки с едно щракване

Прочетете също: ТОП 10 онлайн услуги за конвертиране на PDF файлове в MS Word | 2019 г

Всички клетки се избират по два начина:

можете да кликнете върху иконата на триъгълник, разположена в ъгъла над лявата цифрова колона и вляво от буквените стойности;
можете да използвате клавишната комбинация Ctrl и A.

Тези опции са еквивалентни и потребителят сам избира начина на избор на клетки, който е по-близък до него.

В работната практика често се случва два или повече файла да се отворят за сравняване на документи или използване на данни.

Можете да опростите този процес и да не щраквате двукратно върху всеки от тях, за да отворите.

За да направите това, изберете всички необходими файлове (с една мишка или задръжте Control) и натиснете Enter.

В резултат на това файловете се отварят автоматично.

За бързо преминаване от един прозорец в друг можете да използвате Control + Tab.

Първоначално лентата с инструменти за бърз достъп съдържа до три икони.

Но с постоянна нужда да използвате някои труднодостъпни икони, можете да ги добавите там.

За да направите това, щракнете върху "файл" (разположен точно под самия панел). Появява се прозорец, където в долната част на лявата колона има елемент "опции".

Кликването върху него води до появата на две колони – едната показва възможните опции за икони, а другата – вече налични в нея.

За окончателния избор се избират необходимите елементи и се натиска „добави“.

Сега иконата е в лентата с инструменти за бърз достъп.

#5 Направете диагонална линия в една или повече клетки

Прочетете също: [Инструкция] Как да направите екранна снимка на компютър: Всички възможни начини

За някои дейности може да се наложи да вмъкнете диагонална линия.

Това може да разделя показателите за час и дата, както и вертикални и хоризонтални заглавия в таблици.

За да направите това по отношение на една клетка, трябва да поставите курсора върху нея и да щракнете с десния бутон.

В списъка трябва да спрете избора на „формат на клетка“, където в раздела „граници“ ще трябва да изберете иконата на диагонална линия.

След това щракнете върху "OK".

Също така често е необходимо бързо да се премести информация на друго място в документ.

Как да направите това с една клетка - много редовни потребители знаят.

Но не всеки може да премести група клетки или информация от тях до желаното място.

Така че, за да преместите група клетки, трябва да ги изберете с курсора и да намерите място на границата, където курсорът ще стане знак за преместване (две пресичащи се стрелки).

Използвайки тази икона, трябва да преместите клетките до местоназначението.

Ако желаете, можете да прехвърлите информация в оригиналния й вид, като изберете клетките, където се намира.

Следващите действия - според предишната схема на движение (+ задръжте натиснат Control ) - прехвърляме на желаното място.

В този случай информацията ще бъде копирана - независимо дали е била първоначално в таблицата или само в клетките.

#7 Изтрийте празни клетки

Прочетете също: Топ 15 приставки за FireFox за всеки ден: Какво да инсталирате | 2019 г

Често празните клетки са истински проблем за потребителите.

Ако не познавате тази техника, тогава можете да загубите много време и усилия, за да коригирате разликата.

За да се отървете от празните клетки в Excel, трябва:

1 Първо изберете една или повече колони, където липсват клетки.

2 След това в горния панел трябва да отворите раздела "данни", където се намира елементът от менюто "филтър".

3 Като щракне върху филтър, потребителят ще види стрелка надолу в горната част на всяка маркирана колона.

4 Трябва да кликнете върху него, отваряйки списък, който ви позволява да филтрирате ненужните клетки. За да предотвратите появата на някои клетки, трябва да премахнете избора им в списъка.

За да извършите стандартно търсене в документ, достатъчно е да използвате комбинацията Control + F и да въведете търсената дума (фраза).

Но за разширено търсене са необходими допълнителни познания. Тоест, ако потребителят не е сигурен за някакъв знак, можете да поставите въпросителна.

Ако трябва да намерите самия въпрос, тогава пред него се поставя знак „⁓“.

Ако трябва да търсите дума или фраза, където има няколко неизвестни знака, тогава се използва знакът „*“.

Ако трябва да намерите самия знак "*", трябва да поставите "⁓" пред него.

Създава се извадка – когато е необходимо да се сортират участниците в анкета или друго събитие.

Можете да поставите ограничение за пол, възрастова категория, вид дейност, възглед за живота и т.н.

За да направите това, отидете в раздела „Данни“ в горния панел и щракнете върху „проверка на данни“, а от списъка щракнете отново върху „проверка на данни“.

Ще има възможност за настройка и начин за докладване на грешка на неподходящ участник.

Това е полезно умение, защото има много подготвителна работа при създаването на анкети. Натискането на няколко бутона ще осигури повече свободно време за други подробности.

#10 Транспортни данни

Прочетете също: Как да задам парола в папка на Windows? | 7 най-добри начина и програми за криптиране | 2019 г

лайф хаковеЕxcelвключват транспортиране на данни.

Предимството на този метод е неговата изключителна скорост и лекота на използване.

Транспортът е прехвърляне на данни от колона към ред.

За да направите това, изберете и копирайте (Control + C ) определен брой редове в колона. След това се избира клетката, с която ще започне реда с тези данни, трябва да се щракне с десния бутон върху нея.

Ще се появи списък, в горната му част има икони, трябва да изберете този, който транспортира (вижте фигурата по-долу).

Сега информацията е напълно прехвърлена на линията.

Понякога е необходимо временно да се скрие определена част от текста за пълнота и последователност на обяснението или други цели.

За да направите това, можете да изберете обекта, който потребителят иска да скрие.

След това в раздела на горния панел трябва да намерите "формата" (на фигурата вдясно). Когато е избран, ще се появи списък, където си струва да задържите курсора на мишката върху елемента „скриване и показване“.

В списъка стрелката предлага: скриване, редове, колони или лист (по същия начин можете да ги покажете отново тук).

По избор на потребителя се натиска желаният елемент, в резултат на което нежеланата информация се скрива.

Как да скриете редове, колони или лист

#12 Комбинирайте текст с & подпишете

Прочетете също: Как да отворя PSD файл? Най-добрите програми за четене и редактиране: правете без Photoshop

Сливането на клетки не трябва да се извършва по старомоден начин.

Можете просто да поставите знака "=" в клетката, от която ще започне обединението, след което последователно да натиснете следните клетки, като поставите знак "&" пред всяка.

Това може да стане с колони, с всякаква продължителност и брой последователни прозорци.

Там трябва да кликнете върху елемента със стрелката "текст".

Тук ще се появи предложен списък с текстови формули и можете също да вмъкнете своя собствена функция в долния абзац. Така че "UPPER" ще настрои програмата да преобразува текста в главни букви, а "LOWER" в малки.

Ако включите елемента "PROPNACH", тогава началото на всяка дума ще бъде изписано с главна буква.

В Excel тайните на работа се отнасят както до редовни случаи при работа с програмата, така и до частни ситуации.

№14 Вмъкване на нули в началото на числовия ред

Много потребители вече отбелязаха, че при въвеждане на нула или няколко нули пред числов ред остава само ред с числа.

Това е удобно за обичайния набор от числови стойности, изрази и други методи.

Но ако трябва да оставите нула (и) непосредствено преди числата, можете да поставите апострофа "'".

#15 Ускорете въвеждането на честите думи - заменете

При непрекъсната работа с дълги значения, сложни думи или фрази се отделя много време за въвеждането им.

Възможно е да се оптимизира тази част от монотонната работа.

Подмяната на знаци става след преодоляване на следния път:

1 В горния ляв ъгъл на страницата е разделът Файл.

2 Там в лявата колона трябва да намерите "параметри".

3 Като щракнете върху опциите, потребителят отива в прозореца с настройки, където ще бъде прозорецът "опции за автоматично коригиране".

4 Отваря се прозорецът AutoCorrect, има прозорец за въвеждане на дума, фраза и т.н., има прозорец за писане на стойности, които заменят знаците в първия прозорец.

5 Щракнете върху OK, за да потвърдите.

#16 Автоматично напасване по колона

Често се случва съдържанието на клетката да не се побира в зададената ширина и потребителят вижда решетки в клетката.

Стойностите вече са там, така че трябва ръчно да коригирате низа, за да разкриете знаците.

Но е много по-лесно и по-бързо да направите това с автоматичен избор.

Просто трябва да щракнете двукратно върху линията между колоните в самия връх.

Това автоматично ще разшири клетката до дадения размер на нейното съдържание.

Същото може да се направи и с група клетки или колони.

За да направите това, се избира необходимият диапазон и курсорът се щраква двукратно в пресечната точка на някои колони в заглавката на клетката. Сега клетките са достатъчно разширени.

№17 Маркер

Често се оказва, че трябва да въведете формула, потребителят плъзга резултатите надолу с помощта на манипулатора за попълване (както е показано на фигурата по-горе).

Това е удобно за малък брой стойности, лесно е да изберете и да не мислите за други начини.

Но при голям обем от такива изрази ще бъде по-трудно да изберете колона от хиляда или повече реда.

Следователно има опция, след като попълните първия израз, преместете курсора на последната клетка със символ и кликнете върху долния десен ъгъл с левия бутон на мишката.

Това автоматично ще запълни разпределеното пространство по същия начин.

Принципът тук е, че програмата вижда стойността вляво.

Ако вляво няма символи (интервал), тогава процесът ще спре на този ред.

Тоест такава протяжка работи до последната празна клетка.

#18 Падащ списък

Често се случва потребителят да въведе някои подобни стойности в таблицата.

Можете да оптимизирате процеса и да не го правите през цялото време.

Падащите списъци се създават като вид шаблон.

Попълва се само с променящи се данни.

Така че, за да създадете такъв списък, трябва да маркирате колоната с променлива и да им дадете име в реда, където се намира адресът.

Сега преминаваме към втората таблица, към която ще бъде приложен падащият списък. Трябва да отворите раздела "данни" в горния панел и да изберете елемента "проверка на данни".

Ще се появи прозорец, в който ще трябва да въведете данни. "Тип данни" предлага в този случай името "списък".

И където е източникът, името, което е дадено на диапазона, задължително се изписва чрез знак за равенство. Щракнете върху "OK".

Сега във втората таблица се появява падащ списък. Изглежда като стрелка в заглавката на таблицата.

Като щракне върху него, потребителят избира подходящата стойност.

#19 Откачи се

Случва се, че трябва да събирате информация от няколко клетки подред в една или обратно. Това се нарича закачане и откачване.

Много потребители знаят, че програмата има такива икони. Можете също да конкатенирате, като използвате знака за равенство и последователно да свържете клетките със знака "&".

За отделяне е необходимо да изберете количеството информация, което трябва да бъде отделено. След това в раздела "данни" на горния панел намерете елемента "таблици по колони".

Отваря се прозорец, в който трябва да посочите в три стъпки какво искате да направите:

1 Задайте формата на данните. Тя може да бъде ограничена (стойностите на полетата са разделени с разделителни знаци) или фиксирана ширина (полетата имат дадена ширина). Първият вариант е по-често използван.

От списъка изберете "формат на клетка". Вдясно ще има колона, където трябва да щракнете не върху „дата“, а върху „всички формати“.

В реда под думата "тип" има надпис, пред който добавяме "DDD.", като по този начин променяме формата.

Резултатът се показва в горната част на прозореца. И тук е "DDDD". ще даде резултата като пълно име на деня от седмицата преди датата. Щракнете върху "OK".

№21 Снимка в забележка

Ако си представим, че потребителят иска да направи бележка, но да вмъкне не текст, а снимка.

Можете да направите това:

изберете клетка, щракнете с десния бутон върху нея и изберете "вмъкване на бележка" от списъка.

Ще се появи безцветен прозорец, по периметъра на който трябва да щракнете с десния бутон. След това става възможно да изберете "формат на бележка". В диалоговия прозорец изберете "цветове и линии".

Сега в горната част трябва да щракнете върху стрелката до думата „цвят“, а в долната част на прозореца, който се показва - „методи за попълване“.

В методите за запълване разделът "картина" вече е избран.

Вече можете да намерите чрез „картинката“ картината, която потребителят иска да вмъкне в бележката.

Това става с помощта на файла, в който се намира снимката, щракнете върху него с мишката и „отворете“.

Функция SHARE YEAR

Третата колона ще покаже действителното число, представляващо възрастта.

#23 Заместващи стойности

Случва се стойности да се появяват в работата, която е била качена с точки. За да направите тези стойности разбираеми за услугата, трябва да ги замените.

Използвайки функцията "заместител", можем да заменим точката със запетая.

И чрез точка и запетая трябва да въведете нов текст в кавички, тоест ",".

По този начин се осъществи настройка, вместо точка вече има запетая и програмата ще може да разпознае правилно текста.

Но този текст все още не е стойност.

Следователно между знака за равенство и самата функция трябва да вмъкнете VALUE.

Сега се превърна в стойност и можете да разтегнете такъв резултат, ако има такива инциденти в цялата колона.

Топ 25 тайни и функции на Excel: Най-полезни работни хакове