Счетоводна информация. Търсене на счетоводна информация и премахване на дубликати

Търсене и премахване на дубликати в 1C: Счетоводство 8.3 (версия 3.0)

Ако базата не се наблюдава, не се почиства навреме, тогава дублирането на информация е неизбежно. Най-често дублирана номенклатураи разбира се контрагенти.

1C: Счетоводство 8.3 вече има вграден механизъм за намиране и елиминиране на дубликати. Това е универсална обработка" Намиране и премахване на дубликати“, който е подходящ за търсене на дубликати не само в номенклатурата и контрагентите, но и в други директории.

Нека разгледаме използването му на примера на директорията "Изпълнители".

1. И така, имаме контрагент "Аерофлот" в папката на купувачите.

2. И негов дубликат (пълно копие), случайно въведен в папката доставчици. TIN и за двата елемента е абсолютно еднакъв.

Нашата задача е да използваме обработката за намиране и заместване на дубликати, така че да намира тези елементи, да показва (чрез съвпадение на техния TIN), че единият дублира другия и да ги комбинира в един елемент.

Отваряме обработката

3. За да отворите обработката за търсене на дубликати, трябва да отидете в менюто "Всички функции" ( Ако го нямате, вие.).

И изберете между всички лечения „Търсене и премахване на дубликати“.

Създаване на условия

4. Обработка на формуляри пред нас. Посочете областта за търсене на дубликати, като щракнете върху трите точки в полето „Търсене в“.

5. Изберете "Изпълнители" и натиснете бутона "Избор".

6. Кликнете върху бутона с многоточие в полето „Знакът за изтриване е равно на не“:

7. И добавете още едно правило за избор (бутон "Добавяне на нов елемент").

8. Като поле за избор изберете ...

9. ... изберете TIN.

10. Като тип сравнение изберете "Попълнено" и натиснете бутона OK:

Така ще търсим сред всички контрагенти, за които е попълнен TIN.

11. Остава да зададем критерия за сравнение. Кликнете върху елемента „Името съответства на подобни думи“.

12. В отварящите се правила за дублиране на търсене махнете отметката от квадратчето до полето „Име“.

13. Поставете отметка в квадратчето до полето „TIN“ и изберете „Съвпада“ като правило за TIN. Кликнете върху бутона "Избор".

Търсят се дубликати

14. В долната част на прозореца щракнете върху бутона „Намиране на дубликати“.

15. И ето го нашият Аерофлот. Или по-скоро два аерофлота. И къде да използвате всеки от тях. Този Aeroflot, до който зелената стрелка, се счита от 1C за основен и когато дубликатите бъдат изтрити, той ще остане такъв. Ако изборът на 1C се оказа грешен, изберете друг елемент и щракнете върху бутона „Маркиране като оригинал“. Поставете отметки в квадратчетата до елементите, които смятате, че са дубликати на основните елементи. Сега щракнете върху бутона „Премахване на дубликати“.

16. Обработката ни съобщава, че дубликатите са комбинирани в един елемент и сега вместо два аерофлота имаме един, което трябваше да получим!

Страхотни сме, това е всичко

Между другото, нови уроци...

Важна забележка

Приятели, бих искал специално да се съсредоточа върху момент, който обърква много потребители (аз самият не разбрах това веднага).

Обработката ви позволява да сравнявате полета едно с друго, като използвате само две правила (елементът „Сравнение“):

• пълно съвпадение
• съвпадение по подобни думи и не можем да коригираме това сходство

Всичко. Други варианти няма.

Това означава, че не можем да настроим обработка за търсене на дубликати според нашия собствен принцип.

Например, няма да можем да го настроим така, че да смята всички елементи, които съдържат думата, от която се нуждаем, за дубликати.

Можем само да кажем: търсете дубликати за нас сред такава и такава директория, като същевременно считате за дубликати тези елементи, които имат същите полета или напълно или са подобни един на друг. В същото време колко точно си приличат - решете сами.

Полето "Избор", което е подвеждащо, тъй като се намира първо, е предназначено за избиране на елементи, които обработката вече е считала за дубликати.

Как да премахнете дубликати в директорията 1C 8.3 Accounting?

В най-новите издания на конфигурацията, базирана на 1C 8.3, има отлична възможност за автоматизиране на търсенето и подмяната на дублирани директории. Това се прави с помощта на специална обработка 1C - Търсене и замяна на дубликати. Той е вграден в такива приложни решения на управлявани форми като: Accounting 3.0, Trade Management (UT) 11, Small Business Management, ZUP 3.0, ERP 2.0.

Нека разгледаме малка инструкция: как да намерите обработка в интерфейса, как да я използвате, за да свиете дублирани елементи от номенклатурата, изпълнителите и други директории.

внимание! Не забравяйте да архивирате вашата база данни преди обработка.

Обработка за намиране на дубликати

Обработка Търсенето и премахването на дубликати се намира в раздела "Администриране", в раздела "Поддръжка и поддръжка":

На дъното:

При обработката е необходимо да посочим коя директория искаме да „сканираме“ (в нашия случай номенклатурата), по каква селекция (не е маркирана за изтриване) и какво ще бъде двоен факт за нас (да вземем съвпадението на името с подобни думи). След настройката щракнете върху „Намиране на дубликати“.

1C ще предложи опции за дубликати:

На примера на хладилника "STINOL": системата маркира елемента с окончание "101" като оригинал, а елемента "103" като дубликат. В прозореца вдясно виждаме в кои документи е включен този номенклатурен елемент.

Можете да преназначите „оригинал“ с бутона „Маркиране като оригинал“ въз основа на вашите убеждения. Препоръчваме да изберете стандартно обекта с повече „места на използване“, за да ускорите процеса на лепене на дубликати:

Ако считаме, че тази група от елементи не е дубликат - просто премахнете отметката от родителския елемент:

Търсенето на дубликати 1C 8.3 ще подчертае тези обекти в сиво, което означава, че те няма да участват в процедурата за залепване.

След всички настройки трябва да кликнете върху бутона "Изтриване на дубликати". Внимавайте, процедурата не е обратима, не забравяйте да направите резервно копие!

В края на процедурата не забравяйте да проверите базата данни за грешки: изградете основни отчети, проверете датата на затваряне на периоди и т.н.

Източник: programmer1s.ru

ПРЕМАХВАНЕ НА ДУБЛИКАТИ В ДИРЕКТОРИИ

1. Причини за дублиране в директории

Проблемът с дубликатите в директориите се среща във всички бази данни и 1C не е изключение ( Е- информационни бази по отношение на 1C). Основните причини за появата на дубликати в директории са следните:

• Човешки фактор
• Грешки в политиката на борсата

При големи бази данни и голям брой потребители дублирането на елементи от директория е неизбежно. Най-често това се случва поради липсата на нормативни документи: за кои директории, кой трябва да носи отговорност и как да контролира тези директории. Най-често информационната сигурност е продукт на колективно творчество, за работата на което никой не носи отговорност. Това е тема на отделна статия.

Помислете за появата на дублиращи се директории, като използвате примера за конфигурация "Счетоводство на предприятието 8" (BP). Най-"затрупаните" директории са "Изпълнители"И "номенклатура". Това е естествено, т.к почти всички потребители работят с тези директории.

Прости ежедневни примери от малък бизнес.

• Справочникът на номенклатурата достига стотици хиляди позиции. Ако е зле структуриран, дубликатите са неизбежни. Стоките пристигнаха в склада. Складодържателят не можа да избере правилния артикул от указателя (нов неопитен складодържател или стар дълбач). Започва нова позиция в директорията. Особено важно е, когато има много складове, те работят с една (дай Боже, разпределена) база данни. В централния офис не могат да свързват двата края. Ненагледен пример от истински IB. Сравнете числата 3148 и 3150. Открийте разликите.

• Директорията на клиентите достига десетки хиляди позиции. По някаква причина служителите, които продават стоки, се наричат ​​​​„мениджъри“ навсякъде, въпреки че думата „мениджър“ се превежда като „мениджър“ - „служител“ на руски. По мои наблюдения тази категория служители е с най-голямо текучество на персонал. Добрият мениджър има своите клиенти. И фирмите преследват успешни мениджъри с клиентите си. Нов служител, лошо ориентиран в новата за него информационна сигурност, ще породи много дубликати. Без коментари.

• При обмен на информация между две ИС трябва стриктно да се спазва технологията за обмен на данни. Например, нека вземем двете най-често срещани конфигурации на PSU и ZUP. Влизането в директории и обменът на данни между конфигурациите трябва да бъдат строго регулирани. Ако едновременно въведете два напълно идентични елемента в директориите и в двете конфигурации (например в директорията „Лични лица“) и след това обмените между конфигурациите, тогава елементите на директорията ще бъдат дублирани. Причината е, че всеки запис в 1C8 има свой собствен уникален идентификатор. Сравнението на записите се извършва на него, а не на съдържанието, както в 1C7. Следователно два записа, които са напълно идентични от гледна точка на потребителя за системата 1C8, ще бъдат различни. Служителят се въвежда едновременно в БП и ЗУП (това се вижда от различното кодиране в конфигурациите).

2. Намерете и заменете дубликати

За търсене на дубликати има много лечения, по-специално на уебсайта Infostart (избран само за 1C8):

Дубликатите трябва да се почистват редовно. Горещо препоръчвам да правите това поне веднъж месечно преди края на месеца.

Предлага се следната последователност от действия за всяка действителна директория:

• Намиране на дубликати с горната обработка
• Анализ на всяка дублирана директория. За всеки дублиран елемент от директорията трябва да оставите едно копие, останалите да бъдат маркирани за изтриване. Например два дублирани елемента на директория. Едната е стара, основната, с която работим отдавна. Вторият е въведен наскоро, случайно, по погрешка. Оставяме първата, втората маркировка за изтриване.
• Заменете връзките от обекти, маркирани за изтриване, към основните. Нов, грешен елемент е въведен по причина, най-вероятно някой от новите документи се отнася за него. Следователно в този документ връзката от новия, дублиран елемент на директорията трябва да бъде променена към основния, правилен елемент на директорията.
• Извършване на изтриване на маркирани обекти, т.е. премахнете ги от IB, за да избегнете объркване.

Тези операции трябва да се извършват с помощта на обработката, разположена на ITS диска, техният списък се намира.

Връзките се заменят с обработка „Търсене и замяна на стойности.epf ».

внимание! Това лечение е универсално. Променя всички връзки! Трябва да го използвате много внимателно (граната в ръцете на маймуна) !!! Тренирайте върху тест IB.

Започваме обработката през главното меню "Файл/Отвори". На екрана ще се появи формуляр за обработка. Кликнете върху иконата върху него "Добави"(или на ключ Поставете). Ще бъде добавен заместващ ред, в който ще посочим „какво да заменим“ и „с какво да заменим“. Можете да добавите няколко такива реда, но е по-добре да не поемате рискове и да променяте връзките един по един.

В горния прозорец за обработка ще се появи линия. Да настроим секцията "Какво да заменя". Кликнете върху бутона "T"- избор на маса.

Ще се появи прозорец с обекти за конфигурация на IS (директории, документи). Да изберем директория "Изпълнители"за премахване на дубликати от него.

Настройте секцията по същия начин. "Какво да заменя". Щракваме върху празно поле. Появяват се подобни бутони. Кликнете върху "T", изберете директория "Изпълнители".

Да се ​​върнем към раздела "Какво да заменим". бутон в прозореца "T"променен на бутон «…» - изберете запис от указателя "Изпълнители":

Щракваме върху него и в списъка избираме обектите, отбелязани от нас по-рано. Преди това беше извършен анализът на "ненужните" записи и те бяха маркирани за изтриване. В горния пример думата "Вега" се появява в имената на четири организации. Двата елемента на директорията са абсолютно еднакви. Това потвърждава не само същите имена, но и същия TIN. Нов елемент с голям код се маркира за изтриване, т.к смятайте, че по-старият елемент вече има своя собствена история

Избираме елемент 6158. Системата ще предупреди, че сме избрали елемент, маркиран за изтриване. Ние сме съгласни.

На формуляра за обработка в раздела "Какво да заменя"ще се появи името на партньора.

Отидете в секцията "Какво да променя"(щракнете върху празно поле). Появяват се подобни бутони. Кликнете върху «…» . Избира основния елемент на директорията:

Екранът за обработка изглежда така:

Проверете внимателно списъка!Щракването върху елемент в този списък ще отвори съответния документ. За да замените връзки, щракнете върху бутона „Извършване на замяна на стойност“.

Ако случаят е „не работи“, тогава връзките на всички обекти от списъка към „правилния“ елемент на директорията ще се променят. Ако грешният обект вече е „дебело“ обработен, тогава са необходими допълнителни действия.

Например, ако директорията има поддиректория (напр "Договори на изпълнители") и тези договори са участвали в операции, тогава е необходимо да промените договора заедно с контрагента. За да направите това, в горната част на обработката добавете още един ред, в който избираме обект от директорията "Договори на изпълнители"за този контрагент.

В глава "Какво да заменя"има съгласие на контрагента да бъде заличен, в раздела "Какво да заменя"- договор на основния контрагент. С тази операция ще бъдат прехвърлени не само референтни връзки "Изпълнители", но и ръководство "Договори на изпълнители".

Подмяната се извършва най-добре последователно. Първо извършваме подмяна на договора - премахнете отметката от първия ред.

За да проверите изпълнението на операцията, можете да натиснете отново бутона. „Намиране на връзки“. Списъкът с обекти трябва да остане празен.

За да не се бърка повече с грешния обект, е необходимо той да бъде премахнат от IB. За целта се използва обработка на ITS диска. „Изтриване на маркирани обекти.epf ». За разлика от обработката, вградена в конфигурацията, тази ви позволява да изтривате обекти, без да блокирате IB.

Започваме обработката. Ще бъде издадено предупреждение, че „Обработката може да отнеме много време“. Съгласен. Обработката ще избере всички обекти, маркирани за изтриване, и ще ги изброи в горния прозорец.

По подразбиране всички обекти са маркирани за изтриване. Можете да изберете необходимите квадратчета за отметка. Кликнете върху бутона "Контрол". Ще се покаже съобщение:

Ако кажеш "да"обработката ще се опита да премахне маркираните обекти. Изтриването ще се извърши, ако няма препратки към обектите, които се изтриват. Ако кажеш "Не", след контрола ще се покаже списък с връзки за всеки обект, който може да бъде прегледан и анализиран.

Например, не са намерени връзки за нашия контрагент "VEGA-M" и обектът може да бъде изтрит от IB. Това е маркирано със зелена отметка, списъкът с връзки в долния прозорец е празен.

Обекти с червена отметка не могат да бъдат изтрити от IB. Долният прозорец показва документите, отнасящи се до този обект. Така че за контрагента "Техдиалстрой" има 15 връзки.

За този контрагент е необходимо да се извършат същите операции, които са извършени за контрагента "ВЕГА-М".

За да изтриете обекти от IB, щракнете върху бутона "Изтрий". Всички обекти, маркирани за изтриване, които не са посочени, ще бъдат изтрити.

В заключение още веднъж напомням, че описаните операции водят до необратими промени в ИС. Можете да използвате тези лечения само с добро разбиране на извършваните действия и добри умения.

Премахване на дубликати в 1C директории

Доста често възникват ситуации, когато в справочниците се появяват дубликати, например артикули или контрагенти. В този случай програмата възприема всеки такъв артикул като отделен продукт или клиент. За да разрешите този проблем, е необходимо да комбинирате тези идентични позиции в една, тоест да премахнете всички дублиращи се елементи, оставяйки само правилните.

За тези цели е предвидена стандартната обработка „Търсене и замяна на дублирани елементи на директории“. Може да се намери в елемента от менюто Инструменти - Универсална обработка - Намиране и замяна на дублиращи се елементи на директории (Управление на търговията 10).

ВАЖНО!Тази обработка е подходяща както за 1C Enterprise: Управление на търговията 10, така и за 1C Enterprise: Accounting 2.0. В 1C Enterprise: Accounting 3.0 тази обработка е вградена по подразбиране в Обработка - Намиране и изтриване на дубликати.

Описание на обработката

ВАЖНО! Първо, направете резервно копие на базата данни. След това трябва да отидете в базата данни 1C в потребителския режим "1C:Enterprise" и да започнете обработката "Намиране и замяна на дублиращи се елементи на директории", като използвате елемента от менюто Услуга - Универсална обработка - Намерете и заменете дублирани елементи на директории или щракнете върху бутона Отвори в елемента от менюто Файл:

Следното трябва да се появи на екрана:

Избираме директорията, в която има дублирани елементи, в полето "Директория".

В полето "Реквизит за търсене" посочете реквизита за търсене на дубликати:

Ако е необходимо, задайте избора на търсене. За да направите това, добавете нов ред в табличния раздел "Допълнителна селекция за търсене" и изберете атрибут в колоната "Поле".

Кликнете върху бутона „Намиране на дубликати“:

След това трябва да определим „Правилните елементи“, тоест онези елементи, които остават и техните дубликати ще бъдат изтрити, във всички документи, вместо дубликати, „Правилните елементи“ ще бъдат изтеглени нагоре. Дефинирането на елементи и премахването на дубликати може да бъде ръчно или автоматично.

Ако един от елементите в групата е маркиран с удебелен шрифт, тогава в тази група е дефиниран „Правилният елемент“.

След като определите "Правилни елементи", трябва да кликнете върху бутона "Замяна във всички групи".

внимание! Тази операция е необратима!След стартирането си системата ще премине през всяка група и ще замени и премахне дублирани елементи в нея.