Filtriranje ali vzorčenje je zelo pogosta operacija pri delu s seznami. Njegovo bistvo je, da s seznama izberemo vse vrstice (zapise), ki izpolnjujejo določene pogoje. Pogojev je lahko veliko, lahko so preprosti in zapleteni, med seboj povezani ali neodvisni. Sezname v Excelu lahko filtrirate na več načinov.

Metoda 1. Samodejni filter

Filtrirati seznam s samodejnim filtrom pomeni skriti vse vrstice, razen tistih, ki izpolnjujejo določene pogoje filtriranja. Če želite izvesti takšno operacijo, morate izbrati katero koli celico na seznamu in izbrati iz menijaPodatki - Filter - Samodejni filter(Podatki - Filter - Samodejni filter).

V prvi vrstici, ki vsebuje naslove stolpcev, bodo prikazani gumbi s puščicami - gumbi za samodejno filtriranje:

Če želite izbrati zapise, morate klikniti gumb za samodejno filtriranje v glavi želenega stolpca in na spustnem seznamu izbrati, kaj želite filtrirati:

Po filtriranju bodite pozorni na število prikazanih vrstic - Excel je skril vse vrstice, ki ne ustrezajo dano stanje in filtrirane številke so prikazane modro, da uporabnika opomnijo, da trenutno vidi nepopoln seznam.

Na žalost vam nobena različica Excela razen Excela 2007 ne omogoča, da na spustnem seznamu izberete več kot eno možnost.

Samodejni filter lahko uporabimo tudi za iskanje določenega števila (ali odstotka) največjih ali najmanjših elementov na seznamu. Če želite to narediti, kliknite gumb samodejnega filtra v ustreznem polju in izberite Top 10 (Top 10). Odpre se okno, v katerem lahko uporabnik nastavi število elementov in iz spustnih seznamov izbere njihovo vrsto - največji ali najmanjši:

2. način. Samodejni filter po meri

Samodejni filter lahko uporabimo za filtriranje zapisov na podlagi bolj zapletenih pogojev. Recimo, da morate s seznama vrstic izbrati, kjer je plača zaposlenega v območju od 1000 do 2000 ali manj / več od določene vrednosti. Če želite izvesti takšno filtriranje, na spustnem seznamu polja "Cena naročila" izberite postavko Stanje (po meri). Pojavilo se bo okno:

S spustnimi seznami morate nastaviti izbirni pogoj in klikniti gumb v redu - Excel bo prikazal samo tiste vrstice, ki izpolnjujejo določene pogoje.

Samodejni filter po meri lahko deluje tudi z besedilom - za to so na seznamu pogojev operaterji Začni z... , Konča se v ..., Vsebuje ..., Ne vsebuje ... itd.

Metoda 3. Napredni filter

Za razliko od samodejnega filtra in Samodejni filter po meri - Napredni filterpraktično nima omejitev glede števila pogojev na seznamu. Toda (brezplačnih tort ni!) Zahteva nekaj pripravljalnih operacij. in sicer:

Če želite na primer izbrati potencialne mladoporočence s seznama zaposlenih v naši datoteki, lahko nastavite naslednje pogoje:

Excel bo izbral vse moške s plačo 1000 ali več, neporočene in ženske, rojene 1. januarja 1950, samske, z otroki.

Če želite podatke filtrirati po kriterijih iz naše tabele, izberite katero koli celico na izvirnem seznamu zaposlenih in izberite iz menijaPodatki - Filter - Napredni filter(Podatki - Filter - Napredni filter)... Odpre se okno Napredni filter, v katerega morate vnesti naslov izvornega obsega, naslov obsega pogojev in določiti mesto, kamor naj se postavijo rezultati filtriranja:

Potrditveno polje Samo edinstveni zapisisluži za izbironeponavljajoči se podatki.

Filtriranje podatkov na seznamu

Filter je hiter in enostaven način za iskanje podnabora podatkov in delo z njim na seznamu. Filtriran seznam prikazuje samo vrstice, ki se ujemajo pogoji(pogoj, omejitev, določena za izbiro zapisov), podana za stolpec. V tem primeru se izkažejo preostale vrstice skrito.

Vse to poenostavlja postopek vnosa in brisanja zapisov ter proces iskanja informacij.

Prednost uporabe filtrov je, da je rezultat filtra mogoče kopirati v ločeno območje tabele in takoj uporabiti pri izračunih.

V Microsoft Excel za filtriranje seznamov sta na voljo dva ukaza:

• Samodejni filter, vključno s filtrom po izbiri, za preproste pogoje izbire;
• Napredni filter za težje pogoje izbire.

Za razliko od razvrščanja filter ne spremeni vrstnega reda vnosov na seznamu. Filtriranje začasno skrije vrstice, ki jih ne želite prikazati.

Vrstice, izbrane med filtriranjem v Microsoft Excelu, je mogoče urejati, oblikovati, grafikone na podlagi njih in natisniti, ne da bi spreminjali vrstni red vrstic ali jih premikali.

Samodejni filter uporablja se v primerih, ko je treba podatke hitro filtrirati z določitvijo enega ali dveh enostavnih pogojev izbire. Ti pogoji se uporabljajo za vsebino celic v enem samem stolpcu.

Pri uporabi ukaza Samodejni filter Gumbi s puščicami se prikažejo desno od imen stolpcev na filtriranem seznamu.

Microsoft Excel označuje filtrirane elemente z modro barvo

Kadar je treba pogoj izbire hkrati uporabiti za celice dveh ali več stolpcev;

Ko je treba za celice enega stolpca uporabiti tri ali več izbirnih pogojev:

Ko pogoj za izbiro uporablja vrednost, pridobljeno z izračunom navedene formule.

Napredni filter lahko uporablja operacije IN, ALI in sestavlja izračunana merila.

Oba ukaza se prikličeta kot rezultat izbire ukaza Podatki / Filter.

Z uporabo ukaza Napredni filter seznam lahko filtrirate na enak način kot z ukazom Samodejni filter vendar spustni seznami za stolpce niso prikazani.

Če želite poiskati podatke z uporabo naprednega filtra, morate podatke najprej ustrezno pripraviti:

1 Ustvari BAZA PODATKOV ( Originalni obseg).

2. Ustvari Razpon pogojev, ki določa pogoje iskanja za podatke. Zgornja vrstica tega obsega mora vsebovati glave polj, ki se natančno ujemajo z glavami polj v izvirnem obsegu (pripravljen seznam).

Obseg pogojev mora vključevati vsaj eno prazno vrstico celic neposredno pod naslovi. V ta vrstica ali vrstice pogoji so zabeleženi in vse, kar je zapisano v stolpcu pod naslovom polja, se nanaša prav na to polje.

Pogoji vseh stolpcev vsake vrstice so povezani z logično operacijo " IN", In potem so vse vrstice povezane z logično operacijo" ALI»

3 Iz menija Podatki izberite ekipo filter, potem Napredni filter.

V vnosnem polju Razpon pogojev določa razmik celic na delovnem listu, ki vsebuje vaše pogoje. V vnosnem polju Postavite rezultat v obseg označuje obseg celic, kamor so vrstice kopirane. To polje je na voljo samo, če je izbran izbirni gumb Kopiraj na drugo lokacijo.

4 Preverite pravilnost samodejnega polnjenja vseh obsegov in jih po potrebi popravite.

Primeri težkih pogojev za izbiro:

Če želite poiskati podatke, ki izpolnjujejo en pogoj v enem stolpcu ali se ujemajo z drugim pogojem v drugem stolpcu, vnesite merila filtra v različne vrstice obsega meril filtra. na primer

Če želite poiskati vrstice, ki se ujemajo z enim od dveh nizov pogojev, od katerih vsak vsebuje pogoje za več kot en stolpec, vnesite merila filtra v ločene vrstice. na primer

Če želite poiskati vrstice, ki se ujemajo z več kot dvema nizoma pogojev, vključite več stolpcev z istimi naslovi. na primer

Datum objave: 2015-10-09; Preberi: 205 | Kršitev avtorskih pravic strani | Naročite pisanje dela

Filtracija Excel podatki vključuje dva filtra: samodejni in napredni filter. Recimo, da imate velik nabor podatkov, vendar si morate iz celotnega niza ogledati ali izbrati podatke, ki se nanašajo na določen datum, določeno osebo itd. Za to obstajajo filtri. Za tiste, ki se s tem orodjem srečajo prvič, filter ne izbriše, temveč skrije zapise, ki ne izpolnjujejo pogojev filtriranja, ki jih določite zanje.

Prvi je samodejni filter, namenjen najpreprostejšim operacijam - označevanje zapisov z določeno vrednostjo (na primer samo označevanje le zapisov, povezanih z LeBron Jamesom), podatkov, ki ležijo v določenem obsegu (ali nad povprečjem ali prvih deset) ali celic / pisave določene barve (mimogrede zelo priročno). V skladu s tem je zelo enostaven za uporabo. Samo izbrati morate podatke, ki jih želite videti filtrirane. Nato ukaz "Podatki" / "Filter". V vsaki zgornji celici zgornje tabele se bo pojavilo potrditveno polje s seznamom, tam je že enostavno razumeti vsak ukaz, enostavno ga je naučiti in razložiti, upam, da ni potrebe po nadaljnjem, le nianse uporabe samodejnega filtra:

1) Deluje samo z neprekinjenim dosegom. Na enem listu ne bo več mogoče filtrirati dveh različnih seznamov.

2) Najvišja vrstica tabele je samodejno dodeljena kot glava in ne sodeluje pri filtriranju.

3) V različnih stolpcih lahko uporabite poljubne filtre, vendar ne pozabite, da nekateri pogoji morda ne bodo uporabljeni, odvisno od vrstnega reda, v katerem so uporabljeni filtri. prejšnji filtri so že skrili zahtevane vnose. Tukaj ni problema, ti vnosi bi bili tako ali tako skriti, če pa želite uporabiti več sklopov filtrov, je bolje začeti s pogoji, ki imajo najmanjšo uporabo.

Praktična uporaba pri delu: na primer delate na tem seznamu, da najdete napako ali preverite podatke. Po uporabi samodejnega filtra lahko eno za drugim pregledate celotno tabelo in zaporedno označujete podatke, ki so si že ogledali. Gumbi "Počisti" in "Znova uporabi" določata videz tabele po uporabi pogojev. Nato lahko po končanem delu s tabelo vrnete pisave nazaj v prvotno obliko, ne da bi spremenili same podatke. Mimogrede, nekatere zmede dejstvo, da vsi zapisi v tabeli izginejo po uporabi kakršnih koli pogojev. No, poglejte si bolj natančno, postavili ste pogoje, pod katerimi ni zapisov, ki izpolnjujejo te pogoje. Dejstvo, da je tabela filtrirana, je, da so številke vrstic tabele označene z modro.

Zdaj pa pojdimo na napredni filter. Od samodejnega filtra se razlikuje po natančnejši nastavitvi, a tudi po večji izbiri pri filtriranju podatkov. Še posebej:

1) Nastavi toliko pogojev, kot je potrebno.

2) Omogoča izbiro celic z edinstvenimi (neponavljajočimi se) podatki. To je pogosto potrebno pri delu s podatki in možnost se odlično obnese s težavo.

3) Omogoča kopiranje rezultata filtra na ločeno mesto, ne da bi se dotaknili glavnega niza.

Glavna razlika pri delu s tem filtrom je torej, da moramo najprej pripraviti tabelo pogojev. To se naredi preprosto. Naslovi glavne tabele se kopirajo in vstavijo na nam priročno mesto (predlagam nad glavno tabelo). V tej tabeli mora biti toliko vrstic, da po določitvi pogojev ne pridete v glavno tabelo.

Primeri pogojev:

1) "L *" - celice, ki se začnejo z L

2) "> 5" - podatki, večji od 5

Če izbrišete vrstice iz filtrirane tabele, bodo izbrisane, ne da bi s seboj vzeli sosede. tiste. če je tabela filtrirana in prikazuje vrstice 26-29 in 31-25, izbira vseh vrstic in njihovo brisanje ne bo izbrisala vrstice 30. To je priročno, osebno ga pogosto uporabljam pri pisanju makrov. Kakšna je prednost tega - pogosto dobimo tabele, ki jih je treba spraviti v delovno obliko, t.j. brisanje, na primer prazne vrstice. Kaj naredimo: filtriramo tabelo, tako da prikažemo samo vrstice, ki jih ne potrebujemo, nato izbrišemo celotno tabelo, vključno z naslovom. Nepotrebne vrstice in naslov so odstranjeni, tabela pa nima presledkov in je en obseg. Vrstico glave je mogoče dodati s preprostimi operacijami kopiranja iz vnaprej pripravljenega območja. Zakaj je to pomembno pri pisanju makrov? Ni znano, iz katere vrstice se začnejo neželeni podatki in ni jasno, iz katere vrstice začeti brisati, brisanje celotne tabele pomaga hitro rešiti to težavo.

Filtriranje (vzorčenje) podatkov v tabeli omogoča prikaz samo tistih vrstic, katerih vsebina celic izpolnjuje določen pogoj ali več pogojev. Uporabnik lahko s filtri prikaže ali izbriše (skrije) vnose na seznamu v priročni obliki.

Za razliko od razvrščanja, filtriranje ne preuredi podatkov, temveč skrije le tiste zapise, ki ne izpolnjujejo določenih izbirnih meril.

Izbrane zapise je mogoče formatirati ali izbrisati, kopirati v ločeno območje tabele, natisniti in uporabiti tudi za nadaljnje izračune ali grafikone.

Obstajata dva načina za filtriranje podatkov v preglednicah: samodejni filter oz napredni filter.

Filtriranje podatkov s samodejnim filtrom. Za izvedbo te operacije potrebujete:

1) postavite kazalec v tabelo;

2) vnesite ukaz menija DATAÞFilterÞAutofilter;

3) s klikom na gumb s puščico odpremo seznam stolpca, po katerem bo opravljen izbor;

4) določite zahtevane vrednosti ali izberite vrstico "pogoj" in v pogovornem oknu nastavite izbirna merila Samodejni filter po meri.

Pogoji za izbiro zapisov v določenem stolpcu so lahko sestavljeni iz dveh neodvisnih delov, povezanih z logično povezavo IN/ALI.

Vsak del pogoja lahko vključuje:

· Vrednost, ki jo lahko izberete s seznama ali vsebuje nadomestne znake. Zvezdica * se uporablja kot nadomestni znak - za določitev poljubnega števila znakov oz vprašaj? - za zamenjavo enega znaka;

· Operater relacije (primerjava). Pri določanju meril za izbor se lahko uporabijo naslednji operatorji primerjave:

Enako<>Ni enako

< Меньше < = Меньше или равно

> Večje kot > = Večje ali enako

Za okrevanje od vseh vrstic izvorne tabele, morate klikniti puščični gumb (modri) in izbrati vrstico na spustnem seznamu "vse" ali izvedite ukaz PODATKIÞFilterÞPokaži vse.

Za preklic načinu filtriranja, morate kazalec postaviti v tabelo in znova vnesti ukaz menija DATAÞFilterÞ Samodejni filter(odstranite stikalo).

Filtriranje podatkov z uporabo naprednega filtra. Napredni filter vam omogoča oblikovanje več kriterijev izbire in izvesti bolj zapleteno filtriranje podatkov preglednice z naborom izbirnih meril za več stolpcev.

Napredni filter ponuja dve vrsti meril za filtriranje vnosov na seznamu:

· Primerjalna merila;

· Izračunana merila.

Filtriranje zapisov z uporabo naprednega filtra se izvede z ukazom menija PODATKIÞFilterÞNapredni filter.

Pomembna značilnost tega načina je, da je treba pred izvedbo samega ukaza za filtriranje ustvariti posebno območje za nastavitev pogojev filtriranja podatkov - razpon izbirnih pogojev(interval meril).

Obseg pogojev mora vsebovati vrstico z naslovi stolpcev in več vrstic za določitev meril za izbor. Običajno, če želite ustvariti vrsto pogojev, najprej kopirate vrstico z naslovi stolpcev na ločeno mesto (na drugo ali na isti delovni list – običajno nad izvirno tabelo), nato pa v spodnje vrstice vnesete merila izbire za posamezne stolpce.

Med vrednostmi izbirnih meril in tabele mora biti vsaj ena prazna vrstica.

Če so izbirna merila (pogoji filtriranja) vnesena v isto vrstico za različne stolpce, se šteje, da so povezana s pogojem "IN". Če so izbirna merila zapisana v različnih vrsticah, se štejejo, da so povezana s pogojem "ALI".

Po oblikovanju obsega pogojev s kriteriji za izbiro zapisov nastavite kazalec znotraj tabele, vnesite ukaz DATAÞFilterÞAdvanced Filter in v pogovornem oknu Napredni filter navedite obseg celic tabele in naslov ali ime vnaprej določenega obsega pogojev.

Vnose je mogoče filtrirati na mestu ali hkrati izvajati filtriranje kopirati na določeno območje na trenutnem delovnem listu.

Če želite kopirati filtrirane vrstice na drugo področje lista, izberite izbirni gumb Kopirajte rezultate na drugo lokacijo, pojdi na polje Postavite rezultat v obseg in označite zgornjo levo celico območja za vstavljanje izbranih podatkov.

Kaj pa, če morate iz velike količine informacij najti potrebne podatke, ki se nanašajo na določeno osebo ali datum? In potem ga na primer kopirate na ločen list? Najlažji način je, da v Excelu naredite samodejni filter. Posebnost filtra je, da skrije količino informacij, ki ne ustreza vašim zahtevam, in pusti le podatke, ki jih zahteva filter. Vrstice, ki jih prikaže filter, je mogoče formatirati, natisniti, urediti itd.

Ste že kdaj uporabili napredni filter? Precej priročno orodje!

Torej, kako narediti samodejni filter v Excelu (izberite samo celice, ki jih potrebujete)?

Zahtevane celice z določeno vrednostjo, barvo ali pogojem lahko izberete na dva preprosta načina:

1. Po poti na traku "Podatki" - "Razvrsti in filtriraj" - "Samodejni filter" ( glej sliko na začetku članka)

2. S klikom na desni gumb miške po izbiri tabele, v meniju, ki se odpre filter - "Filter"

Osnovni pogoji za uporabo samodejnega filtra:

• Sposobnost dela samo s popolnim seznamom. tiste. če obstajata dva seznama, filtra ni mogoče uporabiti.
• Filtrirate lahko po dveh stolpcih. Toda najprej morate filtrirati enega, nato drugega.
• Podatke lahko filtrirate tudi po barvi ali po vsebini nekega dela besedne zveze.
• S številskimi vrednostmi je mogoče opraviti zelo širok nabor nalog.

Napredni filter. Kako narediti filter glede na stanje v celici

Razširjeni filter se uporablja za bolj zapletene pogoje izbire. Uporabite ga, če

- naenkrat morate nastaviti veliko število pogojev
- prejeti seznam morate prikazati na ločenem mestu.

Bistvo naprednega filtra je, da v sosednji tabeli (p2) določite vse pogoje filtriranja (p1) in jih prikažete v novi tabeli p3.

Preden začnete delati z naprednim samodejnim filtrom, boste morali pripraviti tabelo. tiste. premaknite glave v obstoječi tabeli na ločeno mesto in v ločen stolpec

Če ga želite poiskati, odprite zavihek »Podatki«, razdelek »Razvrščanje in filtriranje«, kliknite gumb »Napredno«, v oknu, ki se odpre, izpolnite izvirni obseg (če je potrebno).

Izpolniti je treba tudi obseg pogojev (m2). Če želite kopirati na drugo mesto, izberite ustrezno potrditveno polje. Druga tabela je samo tabela 2 - tabela pogojev, tretja je tisto, kar dobite.