Работа с текстовым фильтром в эксель. Расширенный фильтр в Excel

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные » и щелкните на кнопке «Фильтр »:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся . Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные » и нажмите на кнопку «Очистить ».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с <Название столбца>»:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные » и щелкните на кнопке «Фильтр ». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

До

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» - значения на букву «З» (Захаров, Букин).
3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива» , то используйте условие «начинается с» , а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович» , то выберите опцию «заканчивается на» .
5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

1. Условие «между» . При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:

Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.

Фильтр по дате

Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

И еще немного о фильтрах

Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

Как видите, мы ее раскрасили.

Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…» .

Если выбрать условие «Фильтр по цвету…» , то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…» , то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

Администрация сайта сайт выражает благодарность автору Александр Царев за подготовку материала.

Фильтрация, безусловно, является одним из самых удобных и быстрых способов выделить из самого огромного списка данных, именно то, что необходимо в данный момент. В результате процесса работы фильтра пользователь получит небольшой список из необходимых данных, с которым уже можно легко и спокойно работать. Эти данные будут отобраны согласно определенному критерию, который можно настраивать самостоятельно. Естественно, что с отобранными данными можно работать, полноценно используя все другие возможности Excel 2010.

При работе с таблицами, данные можно отбирать двумя способами – использовать пользовательский автофильтр в Excel, или ориентироваться на небольшой набор базовых функций и формул. Второй вариант гораздо проще и легче, а значит именно с него мы и начнем наше знакомство с возможностями обновленного табличного процессора.

Итак, у вас есть таблица с массивом самых разных данных, которые вы получили на работе, и теперь необходимо отобрать какие-то определенные значения. К счастью можно использовать автофильтр в Excel, который и оставит на экране только ту информацию, которая необходима.

Здесь мы видим основные функции фильтрации, расположенные на вкладке «Главная». Также можно взглянуть на вкладку «Данные», где нам предложат развернутый вариант управления фильтрацией. Чтобы упорядочить данные необходимо выбрать требуемый диапазон ячеек, либо, как вариант, просто пометить верхнюю ячейку необходимого столбца. После этого необходимо нажать кнопочку «Фильтр», после чего справа в ячейке появится кнопочка с небольшой стрелочкой, указывающей вниз.

Фильтры можно спокойно «прикрепить» ко всем столбцам.

Это значительно упростит сортировку информации для будущей обработки.

Теперь рассмотрим выпадающее меню каждого фильтра (они будут одинаковы):

— сортировка по возрастающей или спадающей («от минимального к максимальному значению» или наоборот), сортировка информации по цвету (так называемая – пользовательская);

— Фильтр по цвету;

— возможность снять фильтр;

— параметры фильтрации, к которым относятся числовые фильтры, текстовые и даты (если такие значения присутствуют в таблице);

— возможность «выделить все» (если снять этот флажок, то совершенно все столбцы попросту перестанут отображаться на листе);

— «названия столбцов», где видны все используемые в таблице столбцы. Если снять флажок возле определенных наименований, тогда они также перестанут отображаться, но здесь это можно делать выборочно.

Если применить любой фильтр, то изображение кнопочки изменится и примет вид выбранного вами фильтра.

Если говорить о числовых фильтрах , то здесь программа также предлагает достаточно большое количество самых разных вариантов сортировки имеющихся значений. Это: «Больше», «Больше или равно», «Равно», «Меньше или равно», «Меньше», «Не равно», «Между указанными значениями». Активируем пункт «Первые 10» и появляется окошко

Здесь можно выбрать, сколько первых значений нас интересует (просто цифра, которую можно выбрать с помощью стрелочек, либо указать самостоятельно) и как их необходимо сортировать (Наименьших, наибольших или же вообще процент от общего количества элементов).

Если выбрать пункт «Выше (или ниже) среднего», то вашему вниманию представят те строки, значения которых будут соответствовать запросу. Высчитывание среднего арифметического происходит автоматически, на основе данных собранных со столбца.

Настраиваемый автофильтр в Excel 2010, как и было сказано, дает расширенный доступ к параметрам фильтрации. С его помощью можно задать условие (состоит из 2 выражений или «логических функций» ИЛИ / И), согласно которому будет проведен отбор данных.

Текстовые фильтры были созданы исключительно для работы с текстовыми значениями. Здесь для отбора используются такие параметры, как: «Содержит», «Не содержит», «Начинается с…», «Заканчивается на…», а также «Равно», «Не равно». Их настройка достаточно похожа на настройку любого числового фильтра.

Давайте применим одновременную фильтрацию по разным параметрам к разным столбцам нашего отчета относительно работы складов. Итак, «Наименования» пусть начинаются с «А», а вот в графе «Склад 1» укажем, чтобы результат был больше 25. Результат такого отбора представлен ниже

Фильтрацию, когда в ней более нет нужды, можно отменить любым из возможных способов – использовать комбинацию кнопок «Shift+Ctrl+L», нажать кнопочку «Фильтр» (вкладка «Главные», большая пиктограмма «Сортировка и фильтр», входящая в группу «Редактирование»). Или же просто нажать кнопочку «Фильтр» на вкладке «Данные».

Конечно, фильтрация является достаточно удобным элементом отбора данных в Excel 2010, однако порой может возникнуть потребность произвести более подробный отбор информации, который просто не предусмотрен стандартными функциями.

Допустим, сейчас нам необходимо провести фильтрацию с использованием определенного условия, которое, в свою очередь, является объединением условий для фильтрации сразу нескольких столбцов (их может быть и больше 2-ух). В этом случае возможно применение только расширенного пользовательского фильтра, в котором условия можно объединить, используя логические функции «И / ИЛИ».

Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше представить возможности фильтра. Допустим, у нас есть таблица с поисковыми запросами в системах «Яндекс» и «Google». Нам нужно определить, какой из имеющихся запросов имеет позицию менее 10 в каждой из указанных систем. Поскольку запросов может быть очень много, необходимо выполнять ряд простых действий.

В отдельные и полностью свободные ячейки копируем названия столбцов, по которым мы собираемся осуществлять фильтрацию данных. Как было сказано выше, это будет «Видимость в Яндекс» и «Видимость в Google». Названия можно скопировать в любые стоящие рядом ячейки, но мы остановим выбора на В10 и С10.

Именно под этими ячейками будем вводить условия предстоящей фильтрации. Если необходимо (а это нам необходимо) учитывать сразу оба условия (данная логическая функция называется И), то условия фильтрации стоит расположить в одной строке. Если же необходимо учитывать только одно (функция ИЛИ), то условия необходимо расположить в разных строках.

Теперь ищем вкладку «Данные», «Сортировка и фильтр» и нажимаем небольшую пиктограмму «Дополнительно» и видим вот такое окошко

«Расширенный фильтр» позволяет выбрать один из возможных вариантов действий – фильтровать список прямо здесь или же взять полученные данные и скопировать их в другое, удобное вам, место.

В «Исходном диапазоне» необходимо указать адрес (если программа не сделает этого самостоятельно) всего диапазона ячеек, данные которых необходимо отфильтровать. Это можно сделать, либо вручную указав необходимые адреса, либо просто выделив с помощью мыши границы необходимой таблицы.

«Диапазон условий», как вы догадались, содержит адрес тех ячеек, в которых хранятся условия фильтрации и названия столбцов. Для нас это будет «В10:С12».

Если вы решили отойти от примера и выбрали функцию «скопировать результат…», то в 3-ей графе необходимо указать адрес диапазона тех ячеек, куда программе необходимо отправить данные прошедшие фильтр. Поэтому мы также выберем эту возможность и укажем «А27:С27».

Подтверждаем программу и, если все было сделано без ошибок, а заданные условия выполнимы, то мы увидим вот такой результат

Успехов в работе.

Главный недостаток стандартного () – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.

Алгоритм создания Расширенного фильтра прост:

Создаем таблицу, к которой будет применяться фильтр (исходная таблица);
Создаем табличку с критериями (с условиями отбора);
Запускаем Расширенный фильтр .

Пусть в диапазоне A 7:С 83 имеется исходная таблица с перечнем товаров, содержащая поля (столбцы) Товар , Количество и Цена (см. файл примера ). Таблица не должна содержать пустых строк и столбцов, иначе Расширенный фильтр (да и обычный ) не будет правильно работать.

Задача 1 (начинается...)

Настроим фильтр для отбора строк, которые содержат в наименовании Товара значения начинающиеся со слова Гвозди . Этому условию отбора удовлетворяют строки с товарами гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 10 мм и Гвозди .

А1 :А2 А2 укажем слово Гвозди .

Примечание : Структура критериев у Расширенного фильтра четко определена и она совпадает со структурой критериев для функций БДСУММ() , БСЧЁТ() и др.

Обычно критерии Расширенного фильтра размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.

ВНИМАНИЕ!
Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с Расширенным фильтром ).

Расширенным фильтром:

вызовите Расширенный фильтр ();
в поле Исходный диапазон A 7:С 83 );
в поле Диапазон условий А 1 :А2 .

При желании можно отобранные строки скопировать в другую таблицу, установив переключатель в позицию Скопировать результат в другое место . Но мы это здесь делать не будем.

Нажмите кнопку ОК и фильтр будет применен - в таблице останутся только строки содержащие в столбце Товар наименования гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 50 мм и Гвозди . Остальные строки будут скрыты.

Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.

Чтобы отменить действие фильтра выделите любую ячейку таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L (к заголовку будет применен , а действие Расширенного фильтра будет отменено) или нажмите кнопку меню Очистить ().

Задача 2 (точно совпадает)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар точно содержится слово Гвозди . Этому условию отбора удовлетворяют строки только с товарами гвозди и Гвозди ( не учитывается). Значения гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 50 мм учтены не будут.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне B1:В2 . Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке B2 укажем формулу ="= Гвозди" .

Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:

выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
вызовите Расширенный фильтр (Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
в поле Исходный диапазон убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками (A 7:С 83 );
в поле Диапазон условий укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон B1 :B2 .
Нажмите ОК

Применять Расширенный фильтр с такими простыми критериями особого смысла нет, т.к. с этими задачами легко справляется Автофильтр . Рассмотрим более сложные задачи по фильтрации.

Если в качестве критерия указать не ="=Гвозди" , а просто Гвозди , то, будут выведены все записи содержащие наименования начинающиеся со слова Гвозди (Гвозди 80мм , Гвозди2 ). Чтобы вывести строки с товаром, содержащие на слово гвозди , например, Новые гвозди , необходимо в качестве критерия указать ="=*Гвозди" или просто *Гвозди, где * является и означает любую последовательность символов.

Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар содержится значение начинающееся со слова Гвозди ИЛИ Обои .

Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующим заголовком столбца (Товар ) и должны располагаться друг под другом в одном столбце (см. рисунок ниже). Табличку с критериями размести в диапазоне С1:С3 .

Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.

После нажатия ОК будут выведены все записи, содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ Обои .

Задача 4 (условие И)

точно содержат в столбце Товар продукцию Гвозди , а в столбце Количество значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться на одной строке . Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: ="= Гвозди" и =">40" . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне E1:F2 .

После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди с количеством >40.

СОВЕТ: При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.

Примечание : Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра (Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).

Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)

Предыдущие задачи можно было при желании решить обычным . Эту же задачу обычным фильтром не решить.

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые точно содержат в столбце Товар продукцию Гвозди , ИЛИ которые в столбце Количество содержат значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться на разных строках . Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =">40" и ="= Гвозди" . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне E4:F6 .

После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ значение >40 (у любого товара).

Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)

Настоящая мощь Расширенного фильтра проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.

Существует две возможности задания условий отбора строк:

непосредственно вводить значения для критерия (см. задачи выше);
сформировать критерий на основе результатов выполнения формулы.

Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого введем в ячейку H2 формулу =СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1 , а в Н1 вместо заголовка введем поясняющий текст, например, Неповторяющиеся значения . Применим Расширенный фильтр , указав в качестве диапазона условий ячейки Н1:Н2 .

Обратите внимание на то, что диапазон поиска значений введен с использованием , а критерий в функции СЧЁТЕСЛИ() – с относительной ссылкой. Это необходимо, поскольку при применении Расширенного фильтра EXCEL увидит, что А8 - это относительная ссылка и будет перемещаться вниз по столбцу Товар по одной записи за раз и возвращать значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Если будет возвращено значение ИСТИНА, то соответствующая строка таблицы будет отображена. Если возвращено значение ЛОЖЬ, то строка после применения фильтра отображена не будет.

Примеры других формул из файла примера :

Вывод строк с ценами больше, чем 3-я по величине цена в таблице. =C8>НАИБОЛЬШИЙ($С$8:$С$83 ;5) В этом примере четко проявляется коварство функции НАИБОЛЬШИЙ() . Если отсортировать столбец С (цены), то получим: 750; 700; 700 ; 700; 620, 620, 160, … В человеческом понимании «3-ей по величине цене» соответствует 620, а в понимании функции НАИБОЛЬШИЙ() – 700 . В итоге, будет выведено не 4 строки, а только одна (750);
Вывод строк с учетом РЕгиСТра =СОВПАД("гвозди";А8) . Будут выведены только те строки, в которых товар гвозди введен с использованием строчных букв;
Вывод строк, у которых цена выше среднего =С8>СРЗНАЧ($С$8:$С$83) ;

ВНИМАНИЕ!
Применение Расширенного фильтра отменяет примененный к таблице фильтр (Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ).

Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)

Рассмотрим теперь другую таблицу из файла примера на листе Задача 7 .

В столбце Товар приведено название товара, а в столбце Тип товара - его тип.

Задача состоит в том, чтобы для заданного типа товара вывести товары, у которых цена ниже средней. То есть у нас 3 критерия: первый критерий задает Товар, 2-й - его Тип, а 3-й критерий (в виде формулы) задает цену ниже средней.

Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7.

Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).

Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)

Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.

Требуется вывести только те строки, в которых Год выпуска совпадает с Годом покупки. Это можно сделать с помощью элементарной формулы =В10=С10 .

Задача 8 (Является ли символ числом?)

Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар содержится Гвозди 1 дюйм , Гвозди 2 дюйма и т.д. товары Гвозди нержавеющие, Гвозди хромированные и т.д. не должны быть отфильтрованы.

Проще всего это сделать если в качестве фильтра задать условие, что после слова Гвозди должно идти цифра. Это можно сделать с помощью формулы =ЕЧИСЛО(--ПСТР(A11;ДЛСТР($A$8)+2;1))

Формула вырезает из наименования товара 1 символ после слова Гвозди (с учетом пробела). Если этот символ число (цифра), то формула возвращает ИСТИНА и строка выводится, в противном случае строка не выводится. В столбце F показано как работает формула, т.е. ее можно протестировать до запуска Расширенного фильтра .

Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар НЕ содержатся: Гвозди, Доска, Клей, Обои .

Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))

Microsoft Excel - это повсеместно распространенный и удобный инструмент для работы с электронными таблицами. Широкие функциональнее возможности делают эту программу второй по популярности после MS Word среди всех офисных программ. Используют её экономисты, бухгалтера, ученые, студенты и представители других профессий, которым необходимо обрабатывать математические данные.

Одной из самых удобных функций в этой программе является фильтрация данных. Рассмотрим, как настроить и использовать MS excel фильтры.

Где в Excel фильтры - их виды

Найти фильтры в этой программе легко - нужно открыть главное меню или просто зажать клавиши Ctrl+Shift+L.

Как задать фильтр в Excel

Основные функции фильтрации в Excel:

отбор по цвету: дает возможность отсортировать данные по цвету шрифта или заливки,
текстовые фильтры в excel: позволяют задать те или иные условия для строк, например: меньше, больше, равно, не равно и другие, а также задать логические условия - и, или,
числовые фильтры: отсортировывают по числовым условиям, например, ниже среднего, первые 10 и другие,
ручной: отбор можно выполнять по выбранным самостоятельно критериям.

Пользоваться ими несложно. Необходимо выделить таблицу и выбрать в меню раздел с фильтрами, а затем уточнить, по какому критерию будет проводиться отсев данных.

Как использовать расширенный фильтр в Excel - как его настроить

У стандартного фильтра есть существенный недостаток - чтобы вспомнить, какие именно критерии отбора использованы, нужно открывать меню. И тем более это вызывает неудобства, когда задан не один критерий. С этой точки зрения более удобен расширенный фильтр, который отображается отдельной таблицей над данными.

ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ

Порядок настройки:

Создать таблицу с данными для дальнейшей работы с ней. В ней не должно быть пустых строк.
Создать таблицу с условиями отбора.
Запустить расширенный фильтр.

Рассмотрим пример настройки.
У нас есть таблица со столбцами Товар, Количество и Цена.

К примеру, нужно отсортировать строки, названия товаров которых начинаются со слова «Гвозди» Под это условие попадают несколько строк.

Таблица с условиями разместится в ячейках А1:А2. Важно указать название столбца, где будет происходить отбор (ячейка А1) и само слово для отбора – Гвозди (ячейка А2).

Удобнее всего располагать ее над данными или же сбоку. Под ней тоже не запрещено, но не всегда удобно, так как периодически может возникать необходимость добавлять дополнительные строки. Отступите хотя бы одну пустую строку между двумя таблицами.

Затем необходимо:

выделить любую из ячеек,
открыть «Расширенный фильтр» по пути: Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно,
проверить, что задано в поле «Исходный диапазон» - туда должна попасть вся таблица с информацией,
в «Диапазоне условий» необходимо задать значения ячеек с условием отбора, в данном примере это диапазон А1:А2.

После клика по кнопке «ОК» произойдет отбор нужной информации, и в таблице появятся только строки с нужным словом, в нашем случае это «Гвозди». Номера оставшихся строк окрасятся в синий цвет. Для отмены заданного фильтра достаточно нажать клавиши CTRL+SHIFT+L.

Также легко настроить отбор по строкам, содержащим точно слово «Гвозди» без учета регистра. В диапазоне В1:В2 разместим колонку с новым критерием отбора, не забыв указать заголовок столбца, в котором будет выполняться отсев. В ячейке В2 необходимо указать следующую формулу =»=Гвозди».

выделить любую из ячеек таблицы,
открыть «Расширенный фильтр»,
проверить, что в «Исходный диапазон» попала вся таблица с данными,
в «Диапазоне условий» указать В1:В2.

После нажатия «ОК» произойдет отсев данных.

Это самые простые примеры работы с фильтрами в excel . В расширенном варианте удобно задавать и другие условия для отбора, например, отсев с параметром «ИЛИ», отсев с параметром «Гвозди» и значением в столбце «Количество» >40.

Как сделать фильтр в Excel по столбцам

Информацию в таблице можно фильтровать по столбцам – одному или нескольким. Рассмотрим на примере таблицы со столбцами «Город», «Месяц» и «Продажи».

Если необходимо отсеять данные по столбцу с названиями городов в алфавитном порядке, нужно выделить любую из ячеек этого столбца, открыть «Сортировку» и «Фильтр» и выбрать параметр «АЯ». В результате информация отобразится с учетом первой буквы в названии города.

Для получения информации по обратному принципу нужно воспользоваться параметром «ЯА».

Необходим отсев информации по месяцам, а также город с большим объемом продаж должен стоять в таблице выше города с меньшим объемом продаж. Для решения задачи требуется в «Сортировке и фильтре» выбрать параметр «Сортировка». В появившемся окне с настройками уточнить «Сортировать по» - «Месяц».

Далее нужно добавить второй уровень сортировки. Для этого нужно выбрать в «Сортировке» - «Добавить уровень» и указать столбец «Продажи». В колонке настроек «Порядок» указать «По убыванию». После нажатия «ОК» произойдет отбор данных по заданным параметрам.

ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ

Почему могут не работать фильтры в Excel

В работе с таким инструментом, как фильтры у пользователей часто возникают сложности. Обычно они связаны с нарушением правил использования тех или иных настроек.

Проблема с фильтром по дате – одна из самых популярных. Возникает после выгрузки данных из учетной системы в виде массива. При попытке фильтрации строк по столбцу, содержащему даты, отсев происходит не по дате, а по тексту.

Решение проблемы:

выделить столбец с датами,
открыть вкладку Excel в главном меню,
выбрать кнопку «Ячейки», в выпадающем списке выбрать параметр «Преобразовать текст в дату».

К популярным ошибкам пользователей при работе с данной программой также стоит отнести:

отсутствие заголовков у столбцов (без них не будут работать фильтрация, сортировка, а также целый ряд других важных параметров),
наличие пустых строк и столбцов в таблице с данными (это сбивает систему сортировки, Excel воспринимает информацию как две разные независимые друг от друга таблицы),
размещение на одной странице нескольких таблиц (удобнее располагать каждую таблицу на отдельном листе),
размещение в нескольких столбцах данных одного типа,
размещение данных на нескольких листах, например, по месяцам или годам (объем работы можно сразу умножать на количество листов с информацией).

И еще одна критическая ошибка, не позволяющая в полной мере использовать возможности Excel – это применение нелицензионного продукта.

Гарантировать его правильную работу нельзя, к тому же ошибки будут появляться постоянно. Если вы нацелены использовать данный инструмент обработки математических сведений на постоянной основе, приобретите полноценную версию программы.

Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

задать более двух критериев отбора;
скопировать результат фильтрации на другой лист;
задать условие любой сложности с помощью формул;
извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
Переходим на вкладку «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.
В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.
Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =»

Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.

Результат отбора:

Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.

Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1).

Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.

Как сделать несколько фильтров в Excel?

Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.

Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.

Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.

Как сделать фильтр в Excel по строкам?

Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.

Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:

Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.
Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.

Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:

Для списка товаров создадим выпадающий список:

Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.

Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару

Скачать примеры расширенного фильтра

Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.

Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.

Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» – «Таблица», или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.

Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».

В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.

Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.

Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.

Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.

Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».

Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.

Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».

Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.

Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.

«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».

«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????».

Фильтр для столбца «Название продукта».

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В таблице остались только продукты красного цвета.

Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.

Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.

Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.

Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.

Наверное, все пользователи, которые постоянно работают с Microsoft Excel, знают о такой полезной функции этой программы как фильтрация данных . Но не каждый в курсе, что существуют также и расширенные возможности у этого инструмента. Давайте рассмотрим, что умеет делать расширенный фильтр Microsoft Excel и как им пользоваться.

Недостаточно сразу запустить расширенный фильтр — для этого необходимо выполнить еще одно условие. Далее мы расскажем о последовательности действий, которые следует предпринять.

Шаг 1: Создание таблицы с условиями отбора

Чтобы установить расширенный фильтр, прежде всего требуется создать дополнительную таблицу с условиями отбора. Ее шапка в точности такая, как у основной, которую мы, собственно, и будем фильтровать. Для примера мы разместили дополнительную таблицу над основной и окрасили ее ячейки в оранжевый цвет. Хотя размещать ее можно в любом свободном месте и даже на другом листе.

Теперь вписываем в дополнительную таблицу сведения, которые нужно будет отфильтровать из основной таблицы. В нашем конкретном случае из списка выданной сотрудникам заработной платы мы решили выбрать данные по основному персоналу мужского пола за 25.07.2016.

Шаг 2: Запуск расширенного фильтра

Только после того как дополнительная таблица создана, можно переходить к запуску расширенного фильтра.

Таким образом, можно сделать вывод, что расширенный фильтр предоставляет больше возможностей, чем обычная фильтрация данных. Но нельзя не отметить, что работа с этим инструментом все-таки менее удобна, чем со стандартным фильтром.