Преглед в Word. Забележка в Word - как да вмъкнете, премахнете или редактирате Как да премахнете областта за преглед

Понякога се случва няколко потребители да работят с един и същ документ едновременно. В този случай инструментите за преглед и редактиране на текстовия редактор, събрани на лентата, ще ни помогнат. "преглед".

На панел "Проследяване"има инструменти, които ви позволяват да проследявате промените, направени в документа. За да направите това, трябва да настроите бутона "корекции"до "натиснато" състояние.

Бутон за допълнителни описания:

„Показване на ревизиите в допълнителни описания“- бележките и корекциите ще се показват като надписи;
„Покажи всички корекции в текста“- всички корекции и бележки ще се показват директно в текста;
„Показване само на бележки и форматиране в допълнителни описания“- балоните ще показват само бележките и форматирането на документа.

Бутон за проверка на областтаотваря допълнителен панел, който показва хронологични ревизии и анотации.

С помощта на горния падащ списък можете да конфигурирате показването на промените в документа:

оригинален документ;
корекции в оригиналния документ;
модифициран документ;
корекции в променения документ.

За да излезете от режима за проследяване на промените, натиснете бутона "корекции".

Ако искате да скриете корекциите, направени в документа, премахнете отметките от съответните квадратчета в падащия списък „Покажи корекции“.

На Панел за редакциисъбрани бутони, които ви позволяват да навигирате между промените, направени в документа, както и да приемете или отхвърлите направените промени.

За да добавите (и впоследствие да управлявате) бележки към документ, използвайте панела. За да създадете бележка, трябва да поставите курсора на правилното място в документа и да щракнете върху бутона „Създаване на бележка“. В този случай текстовият фрагмент се маркира в червено и в полетата се появява поле за въвеждане на бележки, а на панела стават достъпни бутони за навигация и изтриване.

Панелът служи за защита на документа от промени. "Защита". След натискане на бутона „Защита на документа“в десния край на прозореца се появява вертикална лента „Ограничаване на форматирането“.

Квадратче за отметка и в опциите "Настройки.."посочете кои дизайнерски елементи могат да бъдат форматирани при работа с документа.

За да ограничите редактирането, поставете отметка в квадратчето „Разрешете само посочения начин за редактиране на документа“и изберете от падащия списък „Поправки на запис“. По този начин позволяваме добавяне на коментари към документа, изтриване, вмъкване и преместване на текст. Ако искаме да позволим на други потребители да оставят само бележки, тогава трябва да изберем елемента .

За да активирате защитата, натиснете бутона „Да, включете защитата“.

За да премахнете защитата, натиснете бутона „Защита на документа“и премахнете отметката от квадратчето в списъка, който се появява. „Ограничаване на форматирането и редактирането“.

Днес много напреднали потребители на Word използват раздела Преглед. Освен това е много удобно, ако няколко души трябва да работят върху файла. С тази функция можете да създавате редакции, пояснения и бележки. Авторът на файла може да ги приеме или отхвърли или да ги скрие. Освен това можете да създавате коментари за по-продуктивна работа върху текста.

Ние правим поправка

За да активирате областта за ревизия в Word, отидете в раздела "Преглед". Ако това не се показва за вас, натиснете Alt след това Shift + F10 и върнете раздела, от който се нуждаем, в панела в настройките. След като настроим панела и отидем на „Преглед“, изберете „Обхват на преглед“. Ще се появи падащо меню, в което можете да изберете дисплея, който ви подхожда. След това можете да правите промени и коментари. Всеки, който работи с този текст, ще види вашите бележки. И авторът ще може да се съгласи с тях или не. Това значително улеснява работата по документа.

Много редакции могат да бъдат скрити. Ако искате да покажете всички или някои от елементите, щракнете върху „Покажи корекциите“ и изберете елементите, които ви интересуват. Има възможност за отпечатване на документа заедно с направените коментари.

Премахване на излишни стойности

И сега нека да разберем как да премахнем областта за преглед в Word 2007, 2010. За да премахнете всички корекции или коментари наведнъж, можете просто да приемете или отхвърлите всеки от тях. За да направите това, докато ги разглеждате, трябва да кликнете върху едноименните ключове в раздела "Преглед". Като щракнете върху бутона Напред, можете лесно да преминете към следващата промяна и да вземете решение за нея.

За много обемни текстове, които имат голям брой редакции и коментари, можете да премахнете зоната за корекции в Word по друг начин. Или имате ситуация, в която всички изменения и коментари вече нямат значение. Ако трябва да приемете редакциите, които са в документа, щракнете върху падащото меню „Приемам“. Остава да изберете „Прилагане на всички промени в документа“. Подобни действия и в случай на отказ от редакции във файла. Изберете падащото меню и щракнете върху съответния бутон „Отхвърляне на всички промени в документа“.

Много потребители на програмата Word знаят как да използват режима за редактиране. Този режим е доста популярен в редакционните среди, когато получената работа трябва да бъде изпратена за преработка, като същевременно се посочват всички недостатъци. И ако все още сте неопитен потребител, тогава може би не знаете как да премахнете зоната за корекция в Word или самият автор не знае. Във всеки случай в тази статия ще разберем подробно как да го направим. А именно как да приемате промени и как да изтривате коментари.

Приемаме промени

Преди да говорите за това как да премахнете област, първо трябва да се запознаете с лентата с инструменти. В раздела "Преглед" се интересувате само от една група - "Промени". Именно в него се намират инструментите, които ще ви помогнат да се сбогувате с зоната за корекция в документа.

И така, имате документ пред вас, който е редактиран с помощта на инструмента "Корекции". Разбирате, че трябва да коригирате текста и искате да премахнете коментарите на верификатора. За да направите това, в групата инструменти Fixups щракнете върху Напред. Ще бъдете отведени до първата забележка. Има две опции: можете да щракнете върху бутона „Приемам“ или върху бутона „Отхвърляне“.

След натискане на бутона "Приемам", направените от редактора промени ще бъдат приети и текстът ще бъде коригиран. Ако не сте съгласни с коментарите и искате да оставите текста същият, щракнете върху бутона „Отхвърляне“, за да не настъпи корекцията на текста („Word“).

И така, методично, една по една, изтрийте бележката, като я приемете или, обратно, отхвърлете.

Приемаме всички промени незабавно

И така, вече разбрахме как да премахнем зоната за корекция в Word, като използваме поетапното приемане или отхвърляне на коментари за това, но какво ще стане, ако всички коментари са уместни в текста и искате незабавно да ги приемете всички. Или просто ги отхвърлете наведнъж. За щастие може да се направи.

За да приемете веднага всички промени, трябва да кликнете върху стрелката в групата инструменти "Промени", която се намира под бутона "Приемам", и да изберете "Приемам всички промени" в падащия списък.

Ако искате незабавно да ги отхвърлите, тогава трябва да направите всички същите манипулации с бутона „Отхвърляне“.

Премахване на бележки

Накрая ще бъде казано как да премахнете зоната за корекция в Word, ако други потребители са направили бележки. Изводът е, че в този случай горните методи не работят.

Това обаче е също толкова лесно. Просто трябва да изберете бележката, която искате да изтриете, и в групата инструменти „Бележки“ да кликнете върху бутона „Изтриване“.

При съвместната работа върху текстови документи днес потребителите активно използват функцията за извършване на регистрирани промени. Намира се в секцията "Преглед" на менюто с настройки. Използването му ви позволява да правите редакции и коментари, които ще бъдат видени от друг потребител, който е отворил този файл. Авторът на документа може да приеме или отхвърли тези бележки и инструкции от други хора, работещи по файла, да ги скрие или покаже. Във всеки случай трябва да проверите в текста за корекции, които не се показват, за да не изпратите случайно, например, по имейл на друго лице.

В същото време, в допълнение към действителните редакции, Word поддържа и такава функция като коментари. Те се намират директно в прозореца за редактиране и се виждат само когато е активирано показването на областта за преглед на текстовия файл. Те не могат да бъдат приети или отхвърлени и наистина има само една възможност за лицето, което работи по файла: когато не са необходими, бележките просто се изтриват. Тяхната функция е проста: ако редакция, направена от друго лице, изисква пояснение, тогава потребителят също създава бележка на това място. Тогава авторът на документа няма да озадачава мотивацията на управляващите и работата очевидно ще бъде по-продуктивна.

Промяна на режима в Word

За да активирате, както и да премахнете показването на областта за корекции в Word, трябва да намерите раздела „Преглед“ в горния ред на лентата с настройки и да кликнете върху бутона със съответния надпис. В долната част на тази икона има стрелка, което означава, че като щракнете върху нея, ще се отвори падащ списък, в който можете да изберете да се показва областта за преглед. След това можете да правите корекции, както и да вмъквате коментари в текста и всеки, който отвори този файл, ще ги види, а създателят на документа може да ги приеме или отхвърли. Ако вие сте авторът на този текст, значи просто трябва да направите това.

Понякога такива записани промени са скрити, когато отворите текстов файл в текстообработваща програма. След това трябва да ги активирате от същото меню. До едноименния бутон ще има елемент „Проследяване“. Щраквайки върху него, ще получите падащ списък, в който ще трябва да маркирате всички предложени елементи. След това търсените елементи ще бъдат показани изцяло в прозореца за редактиране. Всъщност, ако искате да покажете не всички направени и записани промени, изберете само елементите, които ви интересуват в това меню.

Как да премахнете областта за преглед

Можете да премахнете всички промени в документ в Word, както е посочено в официалната документация на Microsoft, като включите тяхното показване, приемете или отхвърлите всяка от тях. Ако сте направили всичко, което описахме по-горе, тогава първата част вече е готова. Сега в менюто за преглед щракнете върху бутона „Напред“. Съответната област ще бъде маркирана в прозореца за редактиране и до бутона, който току-що сте щракнали, ще видите опциите „Коригиране“ и „Отхвърляне“. Ако избраният фрагмент е бележка, тогава бутонът ще бъде един, "Изтриване". Всъщност ето как на свой ред, приемайки всяка поправка или я отхвърляйки, в Словото вие ще ги премахнете всички.

Понякога обаче има обемисти текстове, в които има твърде много такива области. Или, да речем, за вас в процеса на работа всяка от направените промени и коментарите, направени по-рано, престанаха да имат значение. В този случай щракването върху всеки от тях може да бъде скучна работа, така че разработчиците на Microsoft Word са предоставили възможност за автоматизиране на този процес. Всяка стъпка ще бъде идентична с описаните по-горе, само в края на процеса, когато вече започвате да приемате всеки елемент, който търсите, трябва да изберете падащото меню вдясно от съответния бутон. В него потребителят може да кликне върху елемента „Прилагане на всички корекции в документа“, след което показаните и скрити знаци в текста ще бъдат маркирани като приети. Всъщност, за да премахнете всеки от тях, трябва да действате точно по същия начин, тоест да намерите стрелката вдясно от бутона „Отхвърляне“, да кликнете върху нея и да изберете елемента „Отхвърляне на всички корекции“.

Моля, имайте предвид, че за да премахнете и коментари, ще трябва да извършите съответната процедура с всеки коментар в същия елемент от менюто. Моля, обърнете внимание, че в този режим ще маркирате всяка от направените промени и бележки, а не само тези, които се показват в избрания режим. В този случай селекцията ще се движи по екрана и ще "маркира" областта, която редактирате в момента.

Послеслов

Когато работите с текстови фрагменти в Word, трябва да се има предвид, че за по-лесно четене авторът или други потребители могат да направят направените бележки и коментари скрити от други автори. Тъй като по подразбиране текстообработващата програма няма да показва тези неща, когато отворите файл, който сте получили от друг потребител, може да не знаете, че са там, докато не ги включите. Съответно, преди да работите с него или да го прехвърлите някъде, трябва да проверите наличието на рецензирани области и ако има, да ги приемете или премахнете от текста. В Word това става само с няколко щраквания на мишката.

Трябва обаче да запомните, че има само един начин да защитите редакциите си от любопитни очи: да създавате копия. Факт е, че всеки потребител може да премахне корекции и бележки от документ на Word, тъй като в този текстов процесор няма разпределен модел за редактиране, това би било твърде много усложнение на модела. Следователно, ако искате да създавате бележки и редакции само за себе си, създайте отделно копие за себе си. Но този подход има недостатък, защото тогава трябва да следите промените в копието, което сте оставили за обществено ползване.

Когато работите в прегледи в Word, всяка промяна, която направите в документа, ще бъде маркирана с цвят. Ако изтриете текст, той няма да изчезне - вместо това текстът ще бъде зачеркнат. И ако добавите текст, той ще бъде подчертан. По този начин преглед в Wordви позволява да прегледате вашите редакции, преди промените да бъдат приложени.

Как да активирате партньорска проверка в Word

В раздела " Партньорска проверка " Натисни бутона " Поправки».

Преглед в Word - Активирайте режима за преглед

След това режимът прегледи в Wordвключени. Отсега нататък всички промени, които правите в документа, ще се показват в червено.

Преглед в Word - Направете промени в документ

Ако има няколко рецензенти, на всеки ще бъде определен различен цвят.

Вижте промените, направени в режим на преглед

Редакции, направени в режим прегледи в Wordвсъщност са само предложени промени. Те могат да бъдат приети или отхвърлени. Тъй като оригиналният автор може да не е съгласен с някои корекции и да ги откаже.

Как да приемете или отхвърлите промените

Изберете промяната, която искате да приемете или отхвърлите.

Преглед в Word - избрана редакция

В раздела " Партньорска проверка "Щракнете върху командата" Приемам "или" Отхвърляне».

Преглед в Word - Приемане или отхвърляне на ревизия

Маркирането ще изчезне и Word автоматично ще премине към следващата промяна. Можете да продължите да приемате или отхвърляте всяка промяна, докато не прегледате всички. Използвайте бутоните Назад и Напред, за да навигирате през промените.

Преглед в Word - Навигация в ревизиите

Когато сте готови, натиснете командата " Поправки", да се деактивирайте режима за преглед.

Преглед в Word - Деактивиране на режима за преглед

За да приемете всички промени наведнъж, щракнете върху стрелката в долната част на командата Приемане, след което изберете Приемете всички поправки". Ако вече не искате да проследявате промените и искате да го направите, можете да изберете " Приемете всички корекции и спрете проследяването».

Преглед в Word - Приемане на всички ревизии

Режими на преглед в Word

Ако вашият документ има много редакции, те могат да отклонят вниманието от текста, докато четете документа. За щастие има няколко начина за персонализиране режим на преглед в word:

Поправки: Показва окончателната версия без редакции. Червените маркери в лявото поле показват къде са направени промените.
Всички промени: Показва окончателната версия с направени промени.
Без промени: Това показва окончателната версия и скрива всички редакции.
оригинален документ: Показва оригиналната версия и скрива всички редакции.

Как да скриете проследяваните промени

В раздела " Партньорска проверка " Натисни бутона " Дисплей за проверка". екип " Дисплей за проверка' се намира вдясно от командата ' Поправки».

Преглед в Word - Изберете режим на преглед

Изберете желаната опция от падащото меню. В нашия пример ще изберем Нередактиран, за да визуализираме окончателната версия на документа, преди да приемем промените.

Преглед в Word - Режими на преглед

Имайте предвид, че скриването на промените не премахва корекциите за преглед. Да се премахване на преглед в word, трябва или да отхвърлите, или да приемете редакциите, както е описано по-горе.

Сега знаете как да работите с режима прегледи в Word.