Подпишете с eps. Как да подпиша документ на Word с електронен подпис (ES)? Кои документи изискват цифров подпис

Здравейте скъпи приятели и колеги. Доста често моят екип за поддръжка получава имейли с въпроси за това как да подпишете цифров файл на Word. Всъщност тази процедура е много проста, но по някаква причина причинява някои трудности за мнозина. За да не отговарям всеки път на едни и същи въпроси, реших набързо да направя малък обучителен пост. Без вода, само бетонни стъпала.

За да се превърне даден файл в електронен документ, той трябва да бъде подписан или свързан с електронен подпис (ЕП).

По-долу разгледах опцията за подписване на файл с версия на Word 2007 с електронен подпис.

След като запазите файла, в горния ляв ъгъл кликнете върху големия кръгъл бутон "Office".

От раздела, който се отваря, изберете елемента „Подготовка“ и в десния прозорец изберете елемента „Добавяне на цифров подпис“.

В прозореца, който се показва, кликнете върху бутона „OK“.

След това в прозореца, който се показва, щракнете върху бутона „Подпис“ или ако на компютъра са инсталирани няколко сертификата, щракнете върху бутона „Промяна“, изберете сертификата, от който се нуждаете, и след това щракнете върху бутона „Подпис“.

След като сте натиснали бутона за подпис, се появява прозорец за въвеждане на пин код. Въведете ПИН кода и натиснете бутона "OK".

След въвеждане на пин кода се появява друг прозорец "Потвърждение на подписа". В него щракнете върху бутона "OK".

Това е всичко, процесът на подписване на файла приключи.

Прозорецът "Подписи" се появява в дясната част на прозореца. И в долната част на прозореца се появи икона с форма на лента, когато задържите курсора на мишката върху нея с курсора, се появява надписът „Този документ съдържа подписи“.

За да премахнете електронния подпис в десния прозорец, щракнете с десния бутон върху пълното име на лицето, с чийто електронен подпис е подписан документът и изберете елемента „Изтриване на подписа“ в падащото меню.

Ако от дясната страна на прозореца на програмата прозорецът „Подписи“ е затворен, тогава в долната част на прозореца на програмата щракнете върху иконата ES под формата на червена лента и този прозорец се показва отново, а след това действаме по вече описаната схема.

Това е всичко. Надявам се този материал да ви е бил полезен.

Какво представлява електронният подпис, къде и как се използва? Всеки бизнесмен, който се занимава с ценни и важни книжа, трябва да знае отговора на подобни въпроси. Можете да подписвате всеки документ с електронен подпис, като използвате инструменти на Word или други приложения на Microsoft Office, както и специалната помощна програма CryptoARM.

Какво е електронен подпис

Електронният подпис или ES (както е посочено във Федерален закон № 63) е специален вид електронно криптиране, който помага за маркиране и идентифициране на електронни документи и писма. По-често концепцията за електронен печат се свежда до EDS, което означава електронен цифров подпис.

Такъв печат е необходим, за да се потвърди участието на всяко лице в документа и да се защити от промени. Съгласно федералните закони на Руската федерация, такива печат се приравнявакъм лявата на ръка. И всички EDS са разделени на два вида:

прост, което има правно значение след нотариалното споразумение на страните.
Неквалифициран, потвърждава авторството и защитава документа от промени, а също така има пълна правна сила.

Независимо от вида, трябва да можете да го инсталирате, както с помощта на инструментите на Microsoft Office, така и с помощта на CryptoARM, които се използват най-често.

Как да подпишете документ в Word

Преди да се научите и да опитате да печатате, трябва ясно да разберете, че поставянето на EDS върху документ е последен етап на създаване, така че първо трябва да завършите дизайна и да проверите няколко пъти. Всяка грешка или печатна грешка може да обезсили печата или да промени значението на тълкуването на документа.

След като подписът е поставен, Word разреши само четене, също така си струва да запазите няколко копия, за да има резервен вариант в случай на грешка.

За да направите електронен подпис в Word, трябва да изпълните следните стъпки:

Ако всички стъпки са извършени правилно, по-долу ще се появи нова икона, която показва, че в документа е поставен подпис.

Можете също да инсталирате програмата Crypto-PRO на вашия компютър, която има специален плъгин CryptoPro Office Signature за работа с Microsoft Office. След инсталиране на плъгина в менюто Файлще се появи нов бутон.

Можете да поставите електронен подпис върху документ на Word по същия начин, както в предишния случай, с изключение на това, че избираме бутона със споменаване на приставката Crypto-PRO.

Струва си да се отбележи, че в Office 365 плъгинът не се поддържа, но във всички други версии, до Word 2019, всичко трябва да работи.

Използване на CryptoARM

CryptoARM е специална помощна програма, която се използва за създаване на електронно криптиране и подписване на документи, като се спазват всички правила и разпоредби. Тази програма често се използва за подписване на документ на Word, както и върнете документа сив режим на редактиране. За да инсталирате електронен печат, трябва да следвате следната процедура:

На компютъра вече трябва да има помощната програма CryptoARM инсталиран и оторизиран(Ако искаш).
Задръжте курсора на мишката върху желания файл и щракнете с десния бутон върху него. След което ще се появи списък със задачи и функции, изберете този с иконата CryptoARM сред тях.
Ще се появи нов прозорец, където и вие списък с функции и задачи. Тук вече трябва да изберете необходимото действие, а именно раздела " Знак».
Следва зареждане и работният панел ще се отвори. Тук трябва да изберете файл, ако желаният документ не е в списъка, след това го добавете. В същия прозорец можете да видите файла и провери гопреди започване на процеса.
Следващият прозорец е панел с настройка на форматпечат. Най-често нищо не трябва да се променя тук, но ако има списък с необходимите настройки, тогава те трябва да бъдат инсталирани тук. Когато всичко е готово, трябва да щракнете върху " По-нататък».
Появява се друг прозорец с настройки. Тук персонализиран външен видпечат и други опции. Тук можете да поставите печата в самия документ или да създадете отделен за него. Освен това може да се персонализира, за да отговаря на индивидуалните нужди.
по-далече избран сертификатза подпис. Ако е, тогава печатът ще се покаже, ако няма сертификат, той трябва да бъде инсталиран. В раздела " Виж» можете да проверите как ще изглежда цифровият подпис.

В резултат на това ще се появи прозорец, където е пълен списък с цялата информация. Ако всичко е наред, тогава трябва да щракнете върху " Завършване“, ако има несъответствия, тогава трябва да се върнете към желаната стъпка и да коригирате параметъра. След приключване на процеса документът ще има печат и ще бъде възможно да го промените само с помощта на приложението, като имате съответния достъп.

Как да поставите обикновен подпис

В допълнение към използването на специална помощна програма, можете да използвате основните инструменти, които вече са във всички програми от Microsoft Office. Word има способността да поставя саморъчен подписили специална колона за поставяне на печат там.

Поставяне на ръкописен подпис

Наличието на подпис, който е написан на ръка, винаги изглежда солидно и официално. В допълнение, такъв символ има юридическа сила, което означава, че такъв документ ще бъде защитен и на законодателно ниво. Подписването на документ на Word е просто, но за това трябва да следвате следните правила:

Остава да поставите ръчно нарисувана картина на правилното място и сега документът има индивидуален подпис, написан на ръка. При печатсканираното изображение ще изглежда много естествено, сякаш е фотокопие от оригиналния договор, където вече е имало индивидуална марка.

Добавяне на текст

За да може друг текст да присъства в документа, като инициали, позиции, информация за контакт и т.н., трябва да използвате инструмента " Експресни блокове". И това се прави в следния ред:

След това в раздела Express Blocks ще се появи готов дизайн, който може да бъде вмъкнат в желания документ.

Добавяне на линия за подпис

При съставянето на документ понякога е необходимо да се направи място за подпис, така че да се спазват всички правила за съставяне на бизнес документи. Word има специален инструмент, с който можете да направите необходимия ред с характерен знак за яснота. За да работи всичко правилно, трябва да направите следното:

След това трябва да натиснете " Добре” и съответният ред ще се появи на мястото, което е маркирано. Може също да се конфигурират и променят данни.

Благодаря ви много, Михаил, всичко беше направено бързо и най-важното беше, че ми беше ясно ... Тъй като намерихме общ език. Бих искал да поддържам връзка с вас и в бъдеще. Надявам се на ползотворно сътрудничество.

Олеся Михайловна - генерален директорООД "ВКС"

От името на Държавно унитарно предприятие "Севастополско авиационно предприятие" изказваме своята благодарност за професионализма и ефективността на вашата компания! Пожелаваме на вашата компания по-нататъшен просперитет!

Гускова Лилия Ивановна - управител.СУ "САП"

Благодаря ти Майкъл за помощта с дизайна. Много квалифициран служител +5!

Надия Шамилиевна - предприемач IP Аношкина

От името на фирма "АКБ-Авто" и от свое име, изразявам своята благодарност към Вас и всички служители на Вашата фирма за продуктивна и качествена работа, чувствително отношение към изискванията на клиентите и бързина при изпълнение на поръчаната работа .

Насибулина Алфира - старши мениджър"АКБ-Авто"

Искам да благодаря на консултанта Михаил за отличната работа, навременните и пълни консултации. Той е много внимателен към проблемите и въпросите на клиента, бързо решава най-трудните ситуации, които ми се струват. Удоволствие е да работя с Майкъл!!! Сега ще препоръчам вашата фирма на мои клиенти и приятели. Да, и консултантите за техническа поддръжка също са много учтиви, внимателни, помогнаха да се справят с трудната инсталация на ключа. Благодаря!!!

Олга Севостьянова.

Придобиването на ключа се оказа много лесно и дори приятно. Много благодаря за съдействието на управителя Майкъл. Обяснява неща, които са сложни и масивни за разбиране, кратко, но много ясно. Освен това се обадих на безплатната гореща линия и оставих заявка онлайн, заедно с Михаил. Получих ключа за 2 работни дни. Като цяло го препоръчвам, ако спестявате време, но в същото време искате да имате разбиране какво купувате и за какво плащате. Благодаря ти.

Левицки Александър КонстантиновичСамара

Лична благодарност на консултанта Михаил Владимирович за бързата консултация и работата по ускореното получаване на сертификата ES. По време на предварителната консултация се избира оптималният набор от индивидуални услуги. Крайният резултат е незабавен.

Стоянова Н.Л. - Главен счетоводителООД "SITECRIME"

Благодаря за бързата работа и експертната помощ! Останах много доволен от съвета!

Дмитрий Фомин

LLC "Експертна система" благодари на консултанта Михаил за бързата работа! Пожелаваме на вашата компания растеж и просперитет!

Суханова М.С. - ОценителLLC "Експертна система", Волгоград

Благодаря на консултанта, който се представи като Михаил, за ефективността при работа с клиенти.

Пономарев Степан Генадиевич

Много благодаря на консултанта Михаил за съдействието при получаването на EDS. За бърза работа и съвети по въпроси, възникнали в процеса на регистрация.

Леонид Некрасов

Фирмата, представлявана от консултант Михаил, прави невъзможното! Ускорете акредитацията за по-малко от 1 час! Плащане при предоставяне на услугата. Мислех, че това не се е случило. С пълна отговорност мога да Ви посъветвам да се свържете с Центъра за издаване на електронни подписи.

Как да подпиша документ с електронен подписизползване на съвременни криптопрограми? Помислете за спецификата на решаването на този проблем на примера на добре познатата програма "CryptoARM".

Какви са инструментите за подписване на документи за ЕЦП

Съответният тип решение на съвременния ИТ пазар е представен в широка гама. Сред най-популярните в Русия:

"CryptoPRO" - универсален софтуерен пакет за обмен на електронни документи, защитени от ЕЦП в широк спектър от формати;
"CryptoARM" - специализирана програма за подписване на файлове с помощта на EDS;
"CryptoThree" е решение, което осигурява технически компонент при организиране на електронното обръщение на правно значими документи, които са защитени от ЕЦП.

Най-простите и гъвкави решения за подписване на документ с електронен подпис включват програмата CryptoARM: тя се интегрира лесно в интерфейсите на Windows, лесна за използване и конфигуриране. Използвайки го, можете лесно да разберете как да поставите електронен подпис върху различни документи.

"CryptoARM" при наличие на ключ за ЕЦП може да се използва както като средство за подписване на документи, така и като средство за проверка на автентичността на определени ЕЦП.

Можете да използвате безплатната версия на "CryptoARM" или да поръчате платена версия чрез уебсайта на разработчика на това решение - LLC "CRYPTO-PRO". Как да подпишете EDS документ с помощта на този софтуер - прочетете нататък.

Какви файлове могат да се поставят EDS

Спецификата на електронния подпис се крие във факта, че той може да се използва за сертифициране на почти всеки файл – независимо дали е документ на Word, PDF, картина или видео. От технологична гледна точка подписването на PDF документ с EDS не се различава от сертифицирането на мултимедиен файл:

криптопрограма, с която файлът е сертифициран, генерира своя хеш (кратка информация за целостта и авторството);
хешът е криптиран с частен ключ;
се формира документ, подписан с ЕЦП или отделен ЕЦП файл за съответния документ.

За да провери автентичността на файла, получателят трябва да използва на свой ред публичния ключ: той декриптира хеша и ви позволява да определите целостта и авторството на файла - независимо дали е документ на Word или видео.

От своя страна има голям брой типове софтуер, които могат да се използват за подписване на Word или PDF документ с помощта на EDS. Сред най-разпространените решения в Русия, както отбелязахме по-горе, е програмата CryptoARM. Помислете как да поставите EDS върху документ на Word, като го използвате.

Как да вмъкнете EDS във файл с помощта на CryptoARM (кратка инструкция)

Можете да използвате въпросната програма в Windows в два режима:

чрез контекстното меню на файловете в Explorer (като щракнете с десния бутон върху файла и изберете желаната опция);
през основния интерфейс на програмата (като стартирате от работния плот).

Как да подпишете документ на Word с електронен подпис - решаването на този проблем чрез контекстното меню на Windows е доста удобно. Ако имаме решението CryptoARM на наше разположение, тогава ще се придържаме към него.

Нека да проучим особеностите на прилагането на съответните възможности на "CryptoARM" на практика.

Как да поставите документ на Word (Word 2003, Word 2007, Word 2010, 2013, 2016) EDS

Нека се съгласим, че нашият файл е създаден с помощта на Word 2007 - как да подпишем документ с електронен подпис в този случай? Моля, имайте предвид, че за въпроса как да подпишете документ с електронен подпис в Word 2010 и други използвани версии, тази инструкция също е уместна.

Избираме файла на Word, разположен в папката на компютъра, щракваме с десния бутон върху него, след което избираме опцията „CryptoARM“, след това „Подпис“. Отваря се съветникът за подписване на програмни файлове.

В прозореца "Съветници", който се отваря, можете още веднъж да проверите дали е избран правилният файл за подписване. Ако е необходимо, добавете други обекти към списъка с файлове, които трябва да бъдат подписани, те могат да бъдат сертифицирани едновременно. След като изберете файл или списък с тези за подписване, щракнете върху "Напред".

В следващия прозорец на "Съветника" трябва да изберете настройките за кодиране (можете да оставите стойностите по подразбиране), както и да посочите пътя за поставяне на файловете, подписани с EDS. Натискаме "Напред".

В следващия прозорец можете да зададете различни подробности за подписа (например виза, коментари, времеви печат), ако е необходимо. Тук можете също да поставите отметка в квадратчето до елемента „Запазване на подписа в отделен файл“. Ако това е направено, тогава хешът на EDS ще се съхранява отделно от сертифицирания документ (но последващата проверка на EDS ще изисква едновременното присъствие на двата файла). Ако не, документът и цифровият подпис, който го удостоверява, ще бъдат комбинирани в един файл.

Сега трябва да изберете сертификат за подпис, издаден от сертифициращ орган. Може да се постави на компютър (регистриран в системния регистър) или на външен носител - флаш устройство, eToken. Във втория случай ще трябва да прикачите подходящия носител към вашия компютър.

В прозореца, който се отваря след избор на сертификат, всички настройки могат да бъдат оставени по подразбиране.

Щракнете върху "Напред", след това - "Край". Файлът, подписан с EDS, ще се появи в папката, посочена в прозореца "Wizards" по-рано. Като цяло местоположението му ще съвпада с местоположението на изходния файл. Името на файла, подписан с CryptoARM, ще бъде същото като оригинала, но ще бъде допълнено с разширение EDS - като правило това е разширението SIG.

Как да сертифицирате PDF (PDF) с помощта на EDS

И така, ние знаем как да подпишем цифрово документ в Word. По-горе отбелязахме, че тази процедура не се различава фундаментално от гарантирането на всички други файлове, използващи EDS. Но когато работите с някои типове данни, все още може да има нюанси.

По-специално, процедурата за сертифициране на PDF файлове има определени характеристики. Как да поставите електронен подпис върху PDF документ (като се вземат предвид характеристиките на този файлов формат)?

Основните действия при използване на "CryptoPRO" при изпълнение на такава задача като поставяне на EDS върху PDF документ ще бъдат почти същите като за документ на Word. EDS на PDF файл се задава по алгоритъм, подобен на този, който обсъдихме по-горе - когато изучавахме въпроса как да подпишем документ на Word с електронен подпис.

В същото време трябва да се има предвид, че при сертифициране на PDF документ има смисъл да се отдели хешът на EDS от съответния документ и да се запише в отделен файл.

Факт е, че някои решения от Adobe, разработчикът на PDF формата, ви позволяват да подписвате документи в този формат с помощта на стандартни инструменти. Напълно възможно е получателят на файла да иска първо да се запознае със съответните подписи и едва след това да провери автентичността на EDS на документа.

В същото време получателят на документа може да няма дистрибуторския комплект CryptoARM или друго решение с публичен ключ за проверка на електронен подпис в Word или PDF. В този случай решението как да се подпише PDF документ с електронен цифров подпис (чрез разделяне или комбиниране на цифровия подпис и самия документ) може да предостави допълнителен инструмент за проверка на файла за получателя.

Въпросът как да подпишете PDF файл с електронен подпис - отделяйки ЕЦП от файла или комбинирайки ги, трябва предварително да бъде съгласуван с получателя на документа.

Резултати

Съвременните крипто програми - като "CryptoARM" - ви позволяват да подписвате почти всеки файл. Въпросът как да подпишете Word или PDF документ с EDS, като правило, се отстранява много бързо с помощта на интерфейсите на това решение. В същото време в редица случаи е от значение конкретният формат на подписа – под формата на отделен файл или под формата на приложение към документа, който се заверява. В този смисъл решението на въпроса как да подпишете PDF документ с електронен цифров подпис може да се различава от процедурата за заверка на документ във формат Word.

Можете да научите повече за използването на EDS за сертифициране на документи в следните статии:

За първи път от много години трябваше да използвам цифров подпис в работата си с текст в Word. Ако не беше спешната нужда, никога нямаше да знам за съществуването на такава възможност. Използвам Microsoft Word от около 10 години и никога не съм срещал EDS (електронен цифров подпис). Трябваше да мина през всички опции на документа. След 15 минути търсене намерих функция за подписване в Word. Сега ще споделя с вас.

Можете да поставите цифров подпис в Word навсякъде в документа. За да направите това, трябва да активирате необходимата зона с курсора на мишката и след това да продължите да изпълнявате действията, които посочих по-долу.

Метод 2. Как да вмъкнете подпис в документ на Word

Този процес е показан по-ясно в това видео:

Създаване на подпис в Microsoft Word 2010

Сега, що се отнася до Microsoft Office
Изберете опцията "Файл", след което кликнете върху "Подробности".
Проверете раздела „Добавяне на цифров подпис“.
След това трябва да изберете сертификат за подпис и да потвърдите избора си.
Всичко, подписът ще се появи в документа на Word 2010.

Има и втора опция да направите подпис в Word 2010

Отидете в раздела „Вмъкване“, след което в лентата с инструменти за бърз достъп изберете иконата „Line за подпис на Microsoft Office“.
В полето за какво ще се отвори прозорецът за настройки на подписа. В него трябва да въведете вашите инициали, позиция и имейл адрес.
След това щракнете върху "OK" и цифровият подпис се появява на документа.

Можете да видите този процес подробно в това видео.