Podepište se s eps. Jak podepsat dokument Word elektronickým podpisem (ES)? Které dokumenty vyžadují digitální podpis

Dobrý den, drazí přátelé a kolegové. Poměrně často dostává můj tým podpory e-maily s otázkami, jak digitálně podepsat soubor aplikace Word. Ve skutečnosti je tento postup velmi jednoduchý, ale z nějakého důvodu mnohým způsobuje určité potíže. Abychom neodpovídali pokaždé na stejné otázky, rozhodl jsem se rychle udělat malý tréninkový příspěvek. Žádná voda, pouze betonové schůdky.

Aby se soubor stal elektronickým dokumentem, musí být podepsán nebo spojen s elektronickým podpisem (ES).

Níže jsem zvažoval možnost podepsat soubor verze Wordu 2007 elektronickým podpisem.

Po uložení souboru klikněte v levém horním rohu na velké kulaté tlačítko "Kancelář".

Na kartě, která se otevře, vyberte položku „Připravit“ a v pravém okně vyberte položku „Přidat digitální podpis“.

V okně, které se objeví, klikněte na tlačítko „OK“.

Dále v okně, které se objeví, klikněte na tlačítko "Podepsat", nebo pokud je v počítači nainstalováno několik certifikátů, klikněte na tlačítko "Změnit", vyberte certifikát, který potřebujete, a poté klikněte na tlačítko "Podepsat".

Po stisknutí tlačítka podepsat se zobrazí okno pro zadání kódu PIN. Zadejte PIN kód a stiskněte tlačítko „OK“.

Po zadání PIN kódu se objeví další okno „Potvrzení podpisu“. V něm klikněte na tlačítko "OK".

To je vše, proces podepisování souboru je u konce.

V pravé části okna se zobrazí okno "Podpisy". A ve spodní části okna se objevila ikona ve tvaru stuhy, když na ni najedete kurzorem, zobrazí se nápis „Tento dokument obsahuje podpisy“.

Pro odstranění elektronického podpisu v pravém okně klikněte pravým tlačítkem myši na celé jméno osoby, jejímž elektronickým podpisem byl dokument podepsán, a v rozbalovací nabídce vyberte položku "Smazat podpis".

Pokud se na pravé straně okna programu zavře okno „Podpisy“, pak ve spodní části okna programu klikněte na ikonu ES ve formě červené stuhy a toto okno se znovu zobrazí a poté jednáme podle již popsaného schématu.

To je vše. Doufám, že tento materiál byl pro vás užitečný.

Co je elektronický podpis, kde a jak se používá? Každý podnikatel, který se zabývá cennými a důležitými dokumenty, by měl znát odpověď na takové otázky. Jakýkoli dokument můžete podepsat elektronickým podpisem pomocí nástrojů Wordu nebo jiných aplikací Microsoft Office a také speciální utility CryptoARM.

Co je elektronický podpis

Elektronický podpis nebo ES (jak je uvedeno ve federálním zákoně č. 63) je zvláštní typ elektronického šifrování, který pomáhá označovat a identifikovat elektronické dokumenty a dopisy. Častěji se pojem elektronického tisku redukuje na EDS, což znamená elektronický digitální podpis.

Taková pečeť je nezbytná k potvrzení účasti jakékoli osoby v dokumentu a jeho ochraně před změnami. Podle federálních zákonů Ruské federace např těsnění je srovnáno na tu levou rukou. A všechny EDS jsou rozděleny do dvou typů:

Jednoduchý, která má právní význam po notářské dohodě stran.
Nekvalifikovaný, potvrzuje autorství a chrání dokument před změnami a má také plnou právní sílu.

Bez ohledu na typ jej musíte umět nainstalovat, a to jak pomocí nástrojů Microsoft Office, tak pomocí CryptoARM, které se používají nejčastěji.

Jak podepsat dokument aplikace Word

Než se naučíte a zkusíte razítko, musíte jasně pochopit, že umístění EDS na dokument je konečná fáze tvorby, takže nejprve musíte dokončit návrh a několikrát zkontrolovat. Jakákoli chyba nebo typografická chyba může zneplatnit pečeť nebo změnit význam výkladu dokumentu.

Jakmile je podpis připojen, Word povolit pouze čtení, také se vyplatí ponechat si několik kopií, aby v případě chyby došlo k nouzovému řešení.

Chcete-li vytvořit elektronický podpis ve Wordu, musíte provést následující kroky:

Pokud jsou všechny kroky provedeny správně, objeví se níže nová ikona, která označuje, že do dokumentu byl vložen podpis.

Do počítače si můžete nainstalovat i program Crypto-PRO, který má speciální plugin CryptoPro Office Signature pro práci s Microsoft Office. Po instalaci pluginu v menu Soubor objeví se nové tlačítko.

Na dokument Word můžete vložit elektronický podpis stejným způsobem jako v předchozím případě, až na to, že vybereme tlačítko se zmínkou o pluginu Crypto-PRO.

Stojí za zmínku, že v Office 365 plugin není podporován, ale ve všech ostatních verzích až do Wordu 2019 by mělo vše fungovat.

Pomocí CryptoARM

CryptoARM je speciální nástroj, který se používá k vytváření elektronického šifrování a podepisování dokumentů při dodržení všech pravidel a předpisů. Tento program se často používá k podepsání dokumentu aplikace Word vrátit svůj dokument do režimu úprav. Chcete-li nainstalovat elektronický tisk, musíte provést následující postup:

Na počítači by již měla být utilita CryptoARM nainstalované a autorizované(Pokud chceš).
Najeďte myší na požadovaný soubor a klikněte na něj pravým tlačítkem. Poté se objeví seznam úkolů a funkcí, vyberte mezi nimi ten s ikonou CryptoARM.
Objeví se nové okno, kde budete také seznam funkcí a úkolů. Zde již musíte vybrat požadovanou akci, konkrétně kartu " Podepsat».
Dále bude načítání a otevře se pracovní panel. Zde musíte vybrat soubor, pokud požadovaný dokument není v seznamu, přidejte jej. Ve stejném okně můžete zobrazit soubor a zkontrolovat ho před zahájením procesu.
Dalším oknem je panel s nastavení formátu tisk. Nejčastěji zde není třeba nic měnit, ale pokud existuje seznam požadovaných nastavení, měla by být nainstalována zde. Když je vše připraveno, musíte kliknout na " Dále».
Zobrazí se další okno nastavení. Tady přizpůsobitelný vzhled tisk a další možnosti. Zde můžete pečeť umístit do samotného dokumentu nebo pro ni vytvořit samostatnou. Je také přizpůsobitelný, aby vyhovoval individuálním potřebám.
Dál vybraný certifikát k podpisu. Pokud ano, zobrazí se pečeť, pokud certifikát neexistuje, musí být nainstalován. Na kartě " Koukni se» můžete zkontrolovat, jak bude digitální podpis vypadat.

V důsledku toho se zobrazí okno, kde je plné seznam všech informací. Pokud je vše v pořádku, musíte kliknout na " Dokončení“, pokud existují nesrovnalosti, musíte se vrátit k požadovanému kroku a opravit parametr. Po dokončení procesu bude mít dokument pečeť a bude možné ji změnit pouze pomocí aplikace s příslušným přístupem.

Jak vložit běžný podpis

Kromě použití speciální utility můžete využít základní nástroje, které jsou již ve všech programech od Microsoft Office. Word má schopnost vkládat vlastnoruční podpis nebo speciální sloupek pro umístění těsnění tam.

Vložení vlastnoručního podpisu

Přítomnost vlastnoručně napsaného podpisu vždy vypadá pevně a oficiálně. Navíc má takový symbol právní sílu, což znamená, že takový dokument bude chráněn i na legislativní úrovni. Podepsání dokumentu aplikace Word je jednoduché, ale k tomu musíte dodržovat následující pravidla:

Zbývá vložit ručně nakreslený obrázek na správné místo a nyní má dokument individuální podpis psaný rukou. Při tisku naskenovaný obrázek bude vypadat velmi přirozeně, jako by se jednalo o fotokopii z původní smlouvy, kde již byla individuální značka.

Přidávání textu

Aby byl v dokumentu přítomen další text, jako jsou iniciály, pozice, kontaktní informace atd., měli byste použít nástroj " Expresní bloky". A to se provádí v následujícím pořadí:

Poté se v záložce Express Blocks objeví již hotový návrh, který lze vložit do požadovaného dokumentu.

Přidání řádku podpisu

Při sestavování dokumentu je někdy potřeba udělat místo pro podpis, aby byla dodržena všechna pravidla pro sestavování obchodních dokumentů. Word má speciální nástroj, pomocí kterého můžete udělat potřebnou čáru s charakteristickou značkou pro přehlednost. Aby vše fungovalo správně, musíte provést následující:

Poté musíte stisknout " OK“ a odpovídající řádek se objeví na místě, které bylo označeno. Lze jej také konfigurovat a měnit data.

Moc děkuji, Michaile, vše proběhlo obratem a hlavně mi to bylo jasné... Protože jsme našli společnou řeč. Rád bych s vámi zůstal v kontaktu i v budoucnu. Doufám v plodnou spolupráci.

Olesya Mikhailovna - generální ředitelka LLC "VKS"

Jménem státního jednotného podniku "Sevastopol Aviation Enterprise" vyjadřujeme naši vděčnost za profesionalitu a efektivitu vaší společnosti! Přejeme vaší společnosti další prosperitu!

Guskova Liliya Ivanovna - manažer. SUE "SAP"

Děkuji Michaele za pomoc s návrhem. Velmi kvalifikovaný zaměstnanec +5!

Nadiya Shamilyevna - podnikatelka IP Anoshkina

Jménem společnosti "AKB-Auto" i jménem svým vyjadřuji Vám a všem zaměstnancům Vaší společnosti poděkování za produktivní a kvalitní práci, citlivost k požadavkům zákazníka a rychlost při provádění objednaných prací.

Nasibullina Alfira - Senior Manager"AKB-Auto"

Chci poděkovat konzultantovi Michailovi za skvělou práci, včasné a kompletní konzultace. Je velmi pozorný k problémům a dotazům klienta, promptně řeší ty nejtěžší situace, které by se mi zdály. S Michaelem je radost pracovat!!! Vaši společnost nyní doporučím svým klientům a přátelům. Ano, a konzultanti technické podpory jsou také velmi zdvořilí, pozorní, pomohli vyrovnat se s obtížnou instalací klíče. Dík!!!

Olga Sevostjanová.

Získání klíče se ukázalo jako velmi snadné a dokonce příjemné. Mnohokrát děkujeme za pomoc manažerovi Michaelovi. Stručně, ale velmi jasně vysvětluje věci, které jsou složité a rozsáhlé k pochopení. Kromě toho jsem zavolal na bezplatnou horkou linku a nechal jsem žádost online spolu s Michailem. Klíč jsem dostal do 2 pracovních dnů. Obecně doporučuji, pokud šetříte čas, ale zároveň chcete mít přehled o tom, co kupujete a za co platíte. Děkuji.

Levický Alexandr Konstantinovič Samara

Osobní poděkování konzultantovi Michailu Vladimirovičovi za rychlou konzultaci a práci na urychleném obdržení certifikátu ES. Při předběžné konzultaci je vybrán optimální soubor jednotlivých služeb. Konečný výsledek je okamžitý.

Stoyanova N.L. - Hlavní účetní LLC "SITECRIME"

Děkuji za rychlou práci a odbornou pomoc! Moc mě rada potěšila!

Dmitrij Fomin

LLC "Expert System" děkuje konzultantovi Michailovi za rychlou práci! Přejeme vaší společnosti růst a prosperitu!

Suchanova M.S. - OdhadceLLC "Expertní systém", Volgograd

Děkuji konzultantovi, který se představil jako Michail, za efektivitu práce s klienty.

Ponomarev Stepan Gennadievich

Mnohokrát děkuji konzultantovi Michailovi za pomoc při získávání EDS. Za rychlou práci a rady ohledně problémů vzniklých v procesu registrace.

Leonid Nekrasov

Společnost zastoupená konzultantem Michailem dokáže nemožné! Urychlete akreditaci za méně než 1 hodinu! Platba při poskytnutí služby. Myslel jsem, že se to nestalo. S plnou odpovědností Vám mohu poradit obrátit se na Centrum pro vydávání elektronických podpisů.

Jak podepsat dokument elektronickým podpisempomocí moderních kryptoprogramů? Zvažte specifika řešení tohoto problému na příkladu známého programu "CryptoARM".

Jaké jsou nástroje pro podepisování dokumentů EDS

Odpovídající typ řešení na moderním IT trhu je prezentován v široké škále. Mezi nejoblíbenější v Rusku:

"CryptoPRO" - univerzální softwarový balík pro výměnu elektronických dokumentů chráněných EDS v široké škále formátů;
"CryptoARM" - specializovaný program pro podepisování souborů pomocí EDS;
„CryptoThree“ je řešení, které poskytuje technickou složku pro organizování elektronického oběhu právně významných dokumentů, které jsou chráněny systémem EDS.

Mezi nejjednodušší a nejuniverzálnější řešení pro podepisování dokumentu elektronickým podpisem patří program CryptoARM: snadno se integruje do rozhraní Windows, snadno se používá a konfiguruje. S jeho pomocí můžete snadno pochopit, jak umístit elektronický podpis na různé dokumenty.

„CryptoARM“ v přítomnosti klíče EDS lze použít jak jako nástroj pro podepisování dokumentů, tak jako nástroj pro ověřování pravosti určitých EDS.

Můžete použít bezplatnou verzi "CryptoARM" nebo si objednat placenou prostřednictvím webových stránek vývojáře tohoto řešení - LLC "CRYPTO-PRO". Jak podepsat dokument EDS pomocí tohoto softwaru - čtěte dále.

Jaké soubory lze umístit EDS

Specifikum elektronického podpisu spočívá v tom, že jej lze použít k certifikaci téměř jakéhokoli souboru – ať už se jedná o dokument Word, PDF, obrázek nebo video. Z technologického hlediska se podepsání dokumentu PDF pomocí EDS neliší od certifikace multimediálního souboru:

kryptoprogram, kterým je soubor certifikován, generuje svůj hash (stručné informace o integritě a autorství);
hash je zašifrován soukromým klíčem;
vytvoří se dokument podepsaný EDS nebo samostatný soubor EDS pro odpovídající dokument.

K ověření pravosti souboru musí jeho příjemce použít veřejný klíč: dešifruje hash a umožní vám určit integritu a autorství souboru – ať už se jedná o dokument Word nebo video.

Na druhé straně existuje velké množství typů softwaru, které lze použít k podepsání dokumentu Word nebo PDF pomocí EDS. Mezi nejběžnější řešení v Rusku, jak jsme poznamenali výše, patří program CryptoARM. Zvažte, jak pomocí něj umístit EDS do dokumentu aplikace Word.

Jak vložit EDS do souboru pomocí CryptoARM (krátká instrukce)

Dotyčný program můžete v systému Windows používat ve dvou režimech:

prostřednictvím kontextové nabídky souborů v Průzkumníku (kliknutím pravým tlačítkem myši na soubor a výběrem požadované možnosti);
přes hlavní rozhraní programu (spuštěním z plochy).

Jak podepsat dokument aplikace Word elektronickým podpisem - řešení tohoto problému pomocí kontextové nabídky Windows je docela pohodlné. Pokud máme k dispozici řešení CryptoARM, pak se ho budeme držet.

Pojďme si prostudovat zvláštnosti aplikace odpovídajících schopností „CryptoARM“ v praxi.

Jak umístit dokument aplikace Word (Word 2003, Word 2007, Word 2010, 2013, 2016) EDS

Shodněme se, že náš soubor byl vytvořen pomocí Wordu 2007 - jak v tomto případě podepsat dokument elektronickým podpisem? Upozorňujeme, že pro otázku, jak podepsat dokument elektronickým podpisem ve Wordu 2010 a dalších používaných verzích, je tento návod také relevantní.

Vybereme soubor Word umístěný ve složce počítače, klikneme na něj pravým tlačítkem myši, vybereme možnost „CryptoARM“ a poté „Podepsat“. Otevře se Průvodce podpisem programového souboru.

V okně „Průvodci“, které se otevře, můžete ještě jednou zkontrolovat, zda je k podpisu vybrán správný soubor. V případě potřeby přidejte do seznamu souborů k podepsání další objekty, lze je zároveň certifikovat. Poté, co jste se rozhodli pro soubor nebo seznam těch k podpisu, klikněte na „Další“.

V dalším okně "Průvodce" musíte vybrat nastavení kódování (můžete ponechat výchozí hodnoty) a také zadat cestu pro umístění souborů podepsaných pomocí EDS. Stiskneme "Další".

V dalším okně můžete v případě potřeby nastavit různé detaily podpisu (například vízum, komentáře, časové razítko). Zde můžete také zaškrtnout políčko vedle položky "Uložit podpis do samostatného souboru." Pokud se tak stane, bude hash EDS uložen odděleně od certifikovaného dokumentu (následné ověření EDS však bude vyžadovat současnou přítomnost obou souborů). Pokud ne, dokument a digitální podpis, který jej osvědčuje, budou spojeny do jednoho souboru.

Nyní je třeba vybrat podpisový certifikát vydaný certifikační autoritou. Lze jej umístit na PC (zapsaný v registru) nebo na externí médium – flash disk, eToken. V druhém případě budete muset k počítači připojit příslušné médium.

V okně, které se otevře po výběru certifikátu, lze všechna nastavení ponechat jako výchozí.

Klikněte na "Další" a poté - "Dokončit". Soubor podepsaný pomocí EDS se objeví ve složce určené dříve v okně "Průvodci". Obecně platí, že jeho umístění bude odpovídat umístění zdrojového souboru. Název souboru podepsaného pomocí CryptoARM bude stejný jako originál, ale bude doplněn o příponu EDS - zpravidla se jedná o příponu SIG.

Jak certifikovat PDF (PDF) pomocí EDS

Víme tedy, jak digitálně podepsat dokument ve Wordu. Výše jsme poznamenali, že tento postup se zásadně neliší od zajištění jakýchkoli jiných souborů pomocí EDS. Při práci s některými datovými typy však stále mohou existovat nuance.

Zejména postup pro certifikaci souborů PDF má určité funkce. Jak vložit elektronický podpis na dokument PDF (s přihlédnutím k vlastnostem tohoto formátu souboru)?

Hlavní akce při použití „CryptoPRO“ při provádění takového úkolu, jako je umístění EDS na dokument PDF, budou téměř stejné jako u dokumentu Word. EDS na souboru PDF se nastavuje podle algoritmu podobného tomu, o kterém jsme hovořili výše - když jsme studovali otázku, jak podepsat dokument aplikace Word elektronickým podpisem.

Zároveň je třeba si uvědomit, že právě při certifikaci PDF dokumentu má smysl oddělit EDS hash od odpovídajícího dokumentu a zapsat jej do samostatného souboru.

Faktem je, že některá řešení od Adobe, vývojáře formátu PDF, umožňují podepisovat dokumenty v tomto formátu pomocí standardních nástrojů. Je docela možné, že by se příjemce souboru chtěl nejprve seznámit s odpovídajícími podpisy a teprve poté zkontrolovat pravost EDS dokumentu.

Příjemce dokumentu zároveň nemusí mít distribuční sadu CryptoARM nebo jiné řešení s veřejným klíčem pro ověřování elektronického podpisu ve Wordu nebo PDF. V tomto případě může rozhodnutí o tom, jak podepsat dokument PDF elektronickým digitálním podpisem (oddělením nebo spojením digitálního podpisu a dokumentu samotného), poskytnout příjemci další nástroj pro ověření souboru.

Otázka, jak podepsat soubor PDF elektronickým podpisem - oddělení EDS od souboru nebo jejich zkombinování, by měla být předem dohodnuta s příjemcem dokumentu.

Výsledek

Moderní šifrovací programy – jako je „CryptoARM“ – vám umožňují podepsat téměř jakýkoli soubor. Otázka, jak podepsat dokument Word nebo PDF pomocí EDS, je zpravidla velmi rychle odstraněna pomocí rozhraní tohoto řešení. V řadě případů přitom záleží na konkrétním formátu podpisu - ve formě samostatného souboru nebo ve formě přílohy k ověřované listině. V tomto smyslu se řešení otázky, jak podepsat dokument PDF elektronickým digitálním podpisem, může lišit od postupu při certifikaci dokumentu ve formátu Word.

Více o použití EDS k certifikaci dokumentů se můžete dozvědět v článcích:

Poprvé po mnoha letech jsem musel při práci s textem ve Wordu použít digitální podpis. Nebýt naléhavé potřeby, nikdy bych se o existenci takové příležitosti nedozvěděl. Microsoft Word používám asi 10 let a nikdy jsem se nesetkal s EDS (elektronický digitální podpis). Musel jsem projít všechny možnosti dokumentu. Po 15 minutách hledání jsem našel funkci pro vytvoření podpisu ve Wordu. Nyní se s vámi podělím.

Digitální podpis ve Wordu můžete vložit kamkoli do dokumentu. Chcete-li to provést, musíte aktivovat požadovanou zónu pomocí kurzoru myši a poté pokračovat v provádění akcí, které jsem uvedl níže.

Metoda 2. Jak vložit podpis do dokumentu aplikace Word

Tento proces je názorněji znázorněn v tomto videu:

Vytvoření podpisu v aplikaci Microsoft Word 2010

Nyní, pokud jde o Microsoft Office
Vyberte možnost "Soubor" a poté klikněte na "Podrobnosti".
Zkontrolujte kartu „Přidat digitální podpis“.
Poté musíte vybrat podpisový certifikát a potvrdit svou volbu.
Všechno, podpis se objeví v dokumentu aplikace Word 2010.

Existuje druhá možnost, jak vytvořit podpis ve Wordu 2010

Přejděte na kartu „Vložit“ a na panelu nástrojů Rychlý přístup vyberte ikonu „Řádek podpisu Microsoft Office“.
V poli co se otevře okno nastavení podpisu. Musíte do něj zadat své iniciály, pozici a e-mailovou adresu.
Poté klikněte na „OK“ a na dokumentu se zobrazí digitální podpis.

Tento proces můžete podrobně vidět v tomto videu.