Filtrování nebo vzorkování je velmi běžná operace při práci se seznamy. Jeho podstatou je vybrat ze seznamu všechny řádky (záznamy), které splňují určité podmínky. Podmínek může být mnoho, mohou být jednoduché i složité, vzájemně související nebo nezávislé. Existuje několik způsobů, jak filtrovat seznamy v Excelu.

Metoda 1. Automatický filtr

Filtrovat seznam pomocí automatického filtru znamená skrýt všechny řádky kromě těch, které splňují zadané podmínky filtrování. Chcete-li provést takovou operaci, musíte vybrat libovolnou buňku v seznamu a vybrat z nabídkyData - Filtr - Automatický filtr(Data - Filtr - Automatický filtr).

V prvním řádku obsahujícím záhlaví sloupců se zobrazí tlačítka se šipkami - tlačítka automatického filtru:

Chcete-li vybrat záznamy, musíte kliknout na tlačítko automatického filtru v záhlaví požadovaného sloupce a vybrat z rozevíracího seznamu, co chcete filtrovat:

Po filtrování věnujte pozornost číslům zobrazených řádků - Excel skryl všechny řádky, které nevyhovují daný stav a filtrovaná čísla se zobrazí modře, aby uživateli připomněla, že aktuálně vidí neúplný seznam.

Bohužel žádná jiná verze Excelu než Excel 2007 vám neumožňuje vybrat více než jednu možnost z rozevíracího seznamu.

Můžeme také použít Automatický filtr k nalezení daného počtu (nebo procenta) největších nebo nejmenších položek v seznamu. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko automatického filtru v příslušném poli a vyberte Top 10 (Top 10). Otevře se okno, ve kterém může uživatel nastavit počet prvků a vybrat jejich typ z rozbalovacích seznamů - největší nebo nejmenší:

Metoda 2. Vlastní automatický filtr

K filtrování záznamů na základě složitějších podmínek můžeme použít automatický filtr. Předpokládejme, že potřebujete vybrat řádky ze seznamu, kde mzda zaměstnance leží v rozsahu od 1000 do 2000 nebo méně / více než určitá hodnota. Chcete-li takové filtrování provést, vyberte z rozevíracího seznamu pole „Cena zakázky“. Stav (Vlastní). Objeví se okno:

Pomocí rozevíracích seznamů musíte nastavit podmínku výběru a kliknout na tlačítko OK - Excel zobrazí pouze ty řádky, které splňují zadané podmínky.

Vlastní automatický filtr umí pracovat i s textem – k tomu slouží operátory v seznamu podmínek Začít s... , Končí v..., Obsahuje ..., Neobsahuje ... atd.

Metoda 3. Pokročilý filtr

Na rozdíl od automatického filtru a Vlastní automatický filtr - Pokročilý filtrnemá prakticky žádná omezení, pokud jde o počet podmínek uložených na seznamu. Ale (neexistují žádné volné koláče!) Vyžaduje některé přípravné operace. A to:

Například pro výběr potenciálních novomanželských párů ze seznamu zaměstnanců v našem souboru můžete nastavit podmínky takto:

Excel vybere všechny muže s platem 1000 a více, nezadané a ženy narozené 1. ledna 1950, svobodné, s dětmi.

Chcete-li filtrovat data podle kritérií z naší tabulky, vyberte libovolnou buňku v původním seznamu zaměstnanců a vyberte z nabídkyData - Filtr - Rozšířený filtr(Data – Filtr – Pokročilý filtr)... Otevře se okno Pokročilý filtr, do kterého musíte zadat adresu zdrojového rozsahu, adresu rozsahu podmínek a určit místo, kam umístit výsledky filtrování:

Zaškrtávací políčko Pouze unikátní záznamyslouží k výběruneopakující se údaje.

Filtrování dat v seznamu

Filtr je rychlý a snadný způsob, jak najít podmnožinu dat a pracovat s nimi v seznamu. Filtrovaný seznam zobrazuje pouze odpovídající řádky podmínky(podmínka, omezení určené pro výběr záznamů) zadané pro sloupec. V tomto případě se ukáže, že zbytek řádků je skrytý.

To vše zjednodušuje proces zadávání a mazání záznamů i proces vyhledávání informací.

Výhodou použití filtrů je, že výsledek filtru lze zkopírovat do samostatné oblasti tabulky a okamžitě použít ve výpočtech.

PROTI Microsoft Excel pro filtrování seznamů jsou k dispozici dva příkazy:

• Autofiltr, včetně filtrování podle výběru, pro jednoduché podmínky výběru;
• Pokročilý filtr pro obtížnější podmínky výběru.

Na rozdíl od řazení nemění filtr pořadí položek v seznamu. Filtrování dočasně skryje řádky, které nechcete zobrazit.

Řádky vybrané během filtrování v aplikaci Microsoft Excel lze upravovat, formátovat, vytvářet grafy na jejich základě a tisknout bez změny pořadí řádků nebo jejich přesouvání.

Autofiltr používá se v případech, kdy je potřeba rychle filtrovat data zadáním jedné nebo dvou jednoduchých podmínek výběru. Tyto podmínky jsou aplikovány na obsah buněk v jednom sloupci.

Při použití příkazu Autofiltr Napravo od názvů sloupců ve filtrovaném seznamu se zobrazí tlačítka se šipkami.

Microsoft Excel označuje filtrované položky modře

Když musí být podmínka výběru současně aplikována na buňky dvou nebo více sloupců;

Když je třeba na buňky v jednom sloupci použít tři nebo více podmínek výběru:

Když podmínka výběru používá hodnotu získanou z výpočtu zadaného vzorce.

Pokročilý filtr může používat operace AND, OR a sestavovat vypočítaná kritéria.

Oba příkazy jsou vyvolány v důsledku volby příkazu Data / Filtr.

Pomocí příkazu Pokročilý filtr můžete seznam filtrovat stejným způsobem jako pomocí příkazu Autofiltr ale rozbalovací seznamy pro sloupce se nezobrazí.

Chcete-li vyhledávat data pomocí pokročilého filtru, musíte data nejprve odpovídajícím způsobem připravit:

1 Vytvořte DATABÁZI ( původní sortiment).

2. Vytvořit Rozsah podmínek, který specifikuje podmínky vyhledávání pro data. Horní řádek tohoto rozsahu musí obsahovat záhlaví polí, která přesně odpovídají záhlavím polí v původním rozsahu (připravený seznam).

Rozsah podmínek musí obsahovat alespoň jeden prázdný řádek buněk bezprostředně pod nadpisy. PROTI tento řádek nebo řádky podmínky se zaznamenávají a vše, co je napsáno ve sloupci pod záhlavím pole, se vztahuje konkrétně na toto pole.

Podmínky všech sloupců každého řádku jsou propojeny logickou operací " A", A pak jsou všechny řádky propojeny logickou operací" NEBO»

3 Z nabídky Data vybrat tým Filtr, pak Pokročilý filtr.

Ve vstupním poli Rozsah podmínek určuje mezery mezi buňkami na listu, který obsahuje vaše podmínky. Ve vstupním poli Umístěte výsledek do rozsahu označuje rozsah buněk, do kterých jsou řádky zkopírovány. Toto pole je dostupné pouze v případě, že je vybrán přepínač Zkopírujte do jiného umístění.

4 Zkontrolujte správnost automatického plnění všech rozsahů a případně je opravte.

Příklady obtížných podmínek výběru:

Chcete-li najít data, která splňují jednu podmínku v jednom sloupci nebo odpovídají jiné podmínce v jiném sloupci, zadejte kritéria do různých řádků rozsahu kritérií. Například,

Chcete-li najít řádky, které odpovídají jedné ze dvou sad kritérií, z nichž každá obsahuje podmínky pro více než jeden sloupec, zadejte kritéria filtru do samostatných řádků. Například,

Chcete-li najít řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, zahrňte více sloupců se stejnými nadpisy. Například,

Datum publikace: 2015-10-09; Přečteno: 205 | Porušení autorských práv stránky | Objednávka psaní práce

Filtrace Excel data obsahuje dva filtry: automatický filtr a pokročilý filtr. Předpokládejme, že máte velký soubor dat, ale z celého pole potřebujete zobrazit nebo vybrat data, která se týkají konkrétního data, konkrétní osoby atd. Existují na to filtry. Pro ty, kteří se s tímto nástrojem setkají poprvé, filtr neodstraní, ale skryje záznamy, které nesplňují podmínky filtrování, které jim zadáte.

Prvním z nich je automatický filtr, určený pro nejjednodušší operace - zvýraznění záznamů s konkrétní hodnotou (například pouze zvýraznění pouze záznamů souvisejících s LeBronem Jamesem), dat ležících v určitém rozsahu (nebo nadprůměru nebo první desítky) nebo buněk / písma určité barvy (mimochodem, velmi pohodlné). V souladu s tím je jeho použití velmi snadné. Stačí si vybrat data, která chcete filtrovat. Poté příkaz "Data" / "Filtr". V každé horní buňce horní tabulky se objeví seznam, tam je již snadné porozumět každému příkazu, je snadné se naučit a vysvětlit, doufám, že není potřeba další, pouze nuance použití automatického filtru:

1) Funguje pouze s nezlomným dosahem. Již nebude možné filtrovat dva různé seznamy na jednom listu.

2) Nejvyšší řádek tabulky je automaticky přiřazen jako záhlaví a neúčastní se filtrování.

3) Můžete použít libovolné filtry v různých sloupcích, ale mějte na paměti, že v závislosti na pořadí, ve kterém jsou filtry aplikovány, nemusí být některé podmínky použity. předchozí filtry již skryly požadované položky. Zde není žádný problém, tyto položky by byly stejně skryty, ale pokud chcete používat více sad filtrů, je lepší začít s podmínkami, které mají nejméně uplatnění.

Praktické použití v práci: například pracujete na tomto seznamu, abyste našli chybu nebo zkontrolovali data. Po použití automatického filtru můžete procházet celou tabulku jednu po druhé a postupně označovat již prohlížená data. Tlačítka "Vymazat" a "Znovu použít" určují vzhled tabulky po aplikaci podmínek. Poté, po dokončení práce s tabulkou, můžete vrátit písma zpět do původního vzhledu, aniž byste měnili samotná data. Mimochodem, někteří jsou zmateni tím, že všechny záznamy v tabulce po aplikaci jakýchkoli podmínek zmizí. No, podívejte se blíže, máte zadané podmínky, za kterých neexistují žádné záznamy splňující tyto podmínky. Fakt, že tabulka je filtrována, spočívá v tom, že čísla řádků tabulky jsou zvýrazněna modře.

Nyní přejdeme k pokročilému filtru. Od autofiltru se liší jemnějším doladěním, ale také větším výběrem při filtrování dat. Zejména:

1) Nastaví tolik podmínek, kolik je potřeba.

2) Umožňuje vybrat buňky s jedinečnými (neopakujícími se) daty. To je často potřeba při práci s daty a tato volba si s problémem skvěle poradí.

3) Umožňuje zkopírovat výsledek filtru na samostatné místo, aniž byste se dotkli hlavního pole.

Hlavním rozdílem při práci s tímto filtrem je tedy to, že nejprve musíme připravit tabulku podmínek. Dělá se to jednoduše. Nadpisy hlavní tabulky jsou zkopírovány a vloženy na pro nás vhodné místo (doporučuji nad hlavní tabulkou). V této tabulce by mělo být tolik řádků, abyste se po určení podmínek nedostali do hlavní tabulky.

Příklady podmínek:

1) „L *“ - buňky začínající na L

2) „> 5“ – data větší než 5

Pokud smažete řádky z filtrované tabulky, budou odstraněny, aniž byste s sebou vzali sousedy. Tito. pokud je tabulka filtrovaná a zobrazuje řádky 26-29 a 31-25, výběr všech řádků a jejich smazání nesmaže řádek 30. To je pohodlné, osobně to často používám při psaní maker. V čem je výhoda - často dostáváme stoly, které je potřeba uvést do funkční podoby, tzn. odstranit, například prázdné řádky. Co děláme: na tabulku aplikujeme filtr, zobrazující pouze ty řádky, které nepotřebujeme, poté smažeme celou tabulku včetně záhlaví. Nepotřebné řádky a nadpisy jsou odstraněny a tabulka nemá žádné mezery a tvoří jeden rozsah. Řádek záhlaví lze přidat pomocí jednoduchých operací kopírování z předem připravené oblasti. Proč je to důležité při psaní maker? Není známo, ze kterého řádku nechtěná data začínají a není jasné, ze kterého řádku začít mazat, odstranění celé tabulky pomáhá tento problém rychle vyřešit.

Filtrování (vzorkování) dat v tabulce umožňuje zobrazit pouze ty řádky, jejichž obsah buněk splňuje zadanou podmínku nebo několik podmínek. Pomocí filtrů může uživatel zobrazit nebo smazat (skrýt) záznamy seznamu v pohodlné formě.

Na rozdíl od třídění filtrování nezmění pořadí dat, ale pouze skryje záznamy, které nesplňují zadaná kritéria výběru.

Vybrané záznamy lze formátovat nebo smazat, zkopírovat do samostatné oblasti tabulky, vytisknout a také použít pro následné výpočty nebo grafy.

Data v tabulkách lze filtrovat dvěma způsoby: automatický filtr nebo pokročilý filtr.

Filtrování dat pomocí automatického filtru. K provedení této operace potřebujete:

1) umístěte kurzor do tabulky;

2) zadejte příkaz nabídky DATAÞFilterÞAutofiltr;

3) kliknutím na tlačítko se šipkou otevřete seznam sloupce, podle kterého bude výběr proveden;

4) zadejte požadované hodnoty nebo vyberte řádek "stav" a v dialogovém okně nastavte kritéria výběru Vlastní automatický filtr.

Podmínky pro výběr záznamů v určitém sloupci se mohou skládat ze dvou nezávislých částí spojených logickou vazbou AND / OR.

Každá část podmínky může zahrnovat:

· Hodnota, kterou lze vybrat ze seznamu nebo obsahuje zástupné znaky. Hvězdička * se používá jako zástupné znaky - pro určení libovolného počtu znaků, popř otazník? - nahradit jeden znak;

· Operátor vztahu (srovnání). Při zadávání kritérií výběru lze použít následující operátory porovnání:

Rovná se<>Ne rovné

< Меньше < = Меньше или равно

> Větší než> = Větší než nebo rovno

Pro zotavení ze všech řádků zdrojové tabulky klikněte na tlačítko se šipkou (modré) a vyberte řádek v rozevíracím seznamu "Všechno" nebo provést příkaz DATAÞFiltrÞZobrazit vše.

Pro zrušení režim filtrování, musíte umístit kurzor do tabulky a znovu zadat příkaz nabídky DATAÞFiltrÞ Autofiltr(vyjměte spínač).

Filtrování dat pomocí pokročilého filtru. Pokročilý filtr umožňuje tvarování více kritérií výběry a provádět sofistikovanější filtrování dat tabulky pomocí sady výběrových kritérií pro více sloupců.

Rozšířený filtr nabízí dva typy kritérií pro filtrování položek seznamu:

· Srovnávací kritéria;

· Vypočítaná kritéria.

Filtrování záznamů pomocí rozšířeného filtru se provádí pomocí příkazu menu DATAÞFiltrÞPokročilý filtr.

Důležitou vlastností tohoto režimu je, že před provedením samotného příkazu filtrování je nutné vytvořit speciální oblast pro nastavení podmínek filtrování dat - rozsah podmínek výběru(interval kritérií).

Rozsah podmínek musí obsahovat řádek se záhlavím sloupců a několik řádků pro definování kritérií výběru. Obvykle pro vytvoření řady podmínek nejprve zkopírujete řádek se záhlavím sloupců na samostatné místo (na jiný nebo na stejný list - obvykle nad původní tabulkou) a poté do řádků níže zadáte kritéria výběru pro jednotlivé sloupce.

Mezi hodnotami kritérií výběru a tabulkou musí být alespoň jeden prázdný řádek.

Pokud jsou výběrová kritéria (filtrační podmínky) zadána na stejném řádku pro různé sloupce, pak jsou považována za propojená podmínkou "AND". Pokud jsou výběrová kritéria zapsána na různých řádcích, jsou považována za spojená podmínkou "NEBO".

Po vytvoření rozsahu podmínek s kritérii pro výběr záznamů nastavte kurzor do tabulky a zadejte příkaz DATAÞFilterÞAdvanced Filter a v dialogu Pokročilý filtr označují rozsah buněk tabulky a adresu nebo název předdefinovaného rozsahu podmínek.

Záznamy lze filtrovat na místě nebo současně provádět filtrování kopírovat do zadané oblasti na aktuálním listu.

Chcete-li zkopírovat filtrované řádky do jiné oblasti listu, vyberte přepínač Zkopírujte výsledky na jiné místo, jít do pole Umístěte výsledek do rozsahu a označte levou horní buňku oblasti vložení vybraných dat.

Co když z velkého množství informací potřebujete najít potřebné údaje týkající se konkrétní osoby nebo data? A pak to například zkopírovat na samostatný list? Nejjednodušší způsob je vytvořit automatický filtr v Excelu. Zvláštností filtru je skrýt množství informací, které nesplňují vaše požadavky a ponechat pouze data požadovaná filtrem. Řádky zobrazené filtrem lze formátovat, tisknout, upravovat atd.

Už jste někdy použili pokročilý filtr? Docela šikovný nástroj!

Jak tedy vytvořit automatický filtr v aplikaci Excel (vyberte pouze buňky, které potřebujete)?

Požadované buňky s konkrétní hodnotou nebo barvou nebo podmínkou můžete vybrat dvěma jednoduchými způsoby:

1. Po cestě na pásu karet "Data" - "Třídit a filtrovat" - "Automatický filtr" ( viz obrázek na začátku článku)

2. Stisknutím pravého tlačítka myši po výběru tabulky v otevřené nabídce filtr - "Filtr"

Základní podmínky pro používání Autofiltru:

• Schopnost pracovat pouze s úplným seznamem. Tito. pokud existují dva seznamy, filtr nelze použít.
• Filtrovat můžete podle dvou sloupců. Nejdříve je ale potřeba odfiltrovat jednu, pak druhou.
• Data můžete také filtrovat podle barvy nebo podle obsahu některé části fráze.
• S číselnými hodnotami lze provádět velmi širokou škálu úkolů.

Pokročilý filtr. Jak vytvořit filtr podle podmínky v buňce

Rozšířený filtr se používá pro složitější podmínky výběru. Použijte jej, pokud

- potřebujete nastavit velké množství podmínek najednou
- musíte zobrazit seznam přijatých na samostatném místě.

Podstatou rozšířeného filtru je, že v sousední tabulce (p2) zadáte všechny podmínky filtrování (p1) a zobrazíte je v nové tabulce p3.

Než začnete pracovat s pokročilým automatickým filtrem, budete muset připravit tabulku. Tito. přenést hlavičky ve stávající tabulce na samostatné místo a do samostatného sloupce

Chcete-li jej najít, otevřete kartu „Data“, část „Řazení a filtr“, klikněte na tlačítko „Upřesnit“, v okně, které se otevře, vyplňte původní rozsah (je-li to nutné).

Dále je nutné vyplnit rozsah podmínek (m2). Pokud potřebujete kopírovat do jiného umístění, zaškrtněte příslušné políčko. Druhá tabulka je jen tabulka 2 - tabulka podmínek, třetí je to, co dostanete.